Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Elektromobilio įkrovimo kortelė gali padėti įmonei mokėti už įkrovimą ir tvarkyti susijusių išlaidų apskaitos įrašus. Renkantis tokią kortelę Europoje veikiančiam transporto parkui, reikia patikrinti du dalykus: ar vairuotojai gali pradėti įkrovimą jiems reikiamose vietose ir ar finansų komanda vėliau gali peržiūrėti kainą bei tiekėjo pateiktus išlaidas pagrindžiančius dokumentus.
Prieiga gali priklausyti nuo mokėjimo terminalo, tarptinklinio įkrovimo prieigos priemonės ar programėlės. Nemanykite, kad įprastiems pirkiniams priimama kortele galima pradėti kiekvieną įkrovimo seansą arba kad visiems prieigos būdams taikomas tas pats tarifas.
| Įkrovimo vietoje | Ką patvirtinti |
|---|---|
| Mokėjimo kortelių terminalas | Priimama kortelių mokėjimo sistema, reikalavimus atitinkanti operacija, turimos lėšos ir bet koks lėšų rezervavimas autorizuojant |
| Tarptinklinės prieigos identifikatorius | Palaikoma vieta ir jungtis, paskyros atitiktis reikalavimams ir taikomas tarptinklinio įkrovimo tarifas |
| Sesija per programėlę | Reikalinga paskyra, palaikomas mokėjimo būdas ir kaip vairuotojas gauna kvitą |
| Įkrovimas bazėje arba namuose | Suvartojimo matavimas, paskirstymas verslo ir asmeninėms reikmėms bei išlaidų kompensavimo tvarka, kai taikoma |
Mokėjimo būdas neparodo, ar įkrovimo vieta fiziškai tinkama. Atskirai patikrinkite jungties tipą, įkrovimo galią, privažiavimo galimybes ir darbo laiką. Jei maršrute lieka nedidelė nuvažiuojamo atstumo atsarga, numatykite ir tinkamą alternatyvią sustojimo vietą.
Fiksuokite energijos kainas kartu su įkrovimo seanso, trukmės ir prastovos mokesčiais. Lygindami mėnesio planus, įtraukite prenumeratos ar kitus periodinius mokesčius. Patikrinkite, ar į tarifą įskaičiuoti mokesčiai ir ar kainos skiriasi pasirinkus skirtingus prieigos būdus toje pačioje vietoje.
Pavyzdžiui, jei per įkrovimo sesiją sunaudojama 40 kWh, o numanoma kaina yra 0,50 € už kWh, energija kainuoja 20 €. Pridėjus atskirą 1 € sesijos mokestį, šiame pavyzdyje suma siekia 21 €, neįskaičiuojant kitų taikomų mokesčių. Šie dydžiai yra tik pavyzdiniai, o ne rinkoje siūlomas tarifas. Apskaičiuodami pirkimo kainą, remkitės jūsų maršrute faktiškai taikomu tarifu ir mokesčių apskaičiavimo pagrindu.
Dėl trumpo lanksto taip pat gali pailgėti darbo laikas arba vairuotojui gali tekti keisti sustojimą įkrauti transporto priemonę. Šias veiklos sąnaudas apskaitykite atskirai, užuot mažesnį kWh tarifą pateikę kaip visą sutaupytą sumą.
Gaukite tiekėjo kvitą arba sąskaitą faktūrą už kiekvieną įkrovimo seansą. Išsaugokite datą, vietą, sumą, valiutą ir verslo tikslą, o prireikus – ir transporto priemonės ar projekto duomenis. Jei dokumente energijos ir įkrovimo seanso mokesčiai nurodyti atskirai, išsaugokite šį išskaidymą patikrai.
Pirkdami užsienyje, išsaugokite tiek dokumentą su sumomis pradine valiuta, tiek duomenis apie atsiskaitymo sumą. Mėnesinis kortelės sąskaitos išrašas padeda rasti mokėjimus, tačiau savaime neatitinka vietos PVM sąskaitoms faktūroms keliamų reikalavimų. Prieš nuspręsdamas, ar mokestį galima susigrąžinti, finansų skyrius turi įvertinti, kurioje šalyje pirkta, kaip naudojama transporto priemonė ir kokios taisyklės taikomos.
Kad išlaidas pagrindžiantys dokumentai būtų įskaitomi, vadovaukitės kvitų skenavimo kontroliniu sąrašu, o visą procesą organizuokite pagal tarpvalstybinių išlaidų vadovą.
Vairuotojas turėtų žinoti, į ką kreiptis, jei atmetami jo prieigos duomenys, terminalas rezervuoja lėšas arba sesija prasideda, bet neišduodamas tinkamas kvitas. Nustatykite patvirtintą alternatyvų būdą ir numatykite, kaip bus dokumentuojamos išlaidos.
Prieš prašydami sumokėti dar kartą, patikrinkite pradinę operaciją. Dėl nebaigto mokėjimo autorizavimo gali sumažėti turimų lėšų likutis, nors tai dar nėra galutinis mokėjimas; šis skirtumas paaiškintas laukiančios operacijos pavyzdyje. Jei darbuotojas, gavęs leidimą, sumoka savo lėšomis, susiekite prašymą kompensuoti išlaidas su šiuo incidentu ir patikrinkite, ar už pirkinį nebuvo sumokėta ir įmonės kortele.
Šiuos sprendimus įtraukite į automobilių parko kortelių naudojimo taisykles, nurodydami limitus, atsakomybę už lėšų papildymą, kvitų pateikimo terminus ir susisiekimo ne darbo metu tvarką.
Rally teikia išankstinio mokėjimo „Visa“ korteles leidžiamoms verslo išlaidoms apmokėti. Prie įkrovimo stotelės mokėjimo terminalo, kuriame priimamos „Visa“ kortelės, įsitikinkite, kad operacijų ir kortelės naudojimo apribojimai leidžia atlikti numatytą mokėjimą. Jei konkrečioje vietoje reikia atskiros prieigos priemonės, programėlės ar paskyros, tuo pasirūpinkite prieš pradėdami naudoti korteles.
Darbuotojai siunčia tiekėjų kvitus ir sąskaitas faktūras per WhatsApp. AutoMatch padeda susieti dokumentus su mokėjimais, o finansų komanda platformoje peržiūri trūkstamus duomenis ir išimtinius atvejus. Tada komanda atsisiunčia eksportuotus apskaitos duomenis palaikomu formatu.
Naudojantis „Rally“ išankstinio mokėjimo modeliu, nereikia grąžinamo užstato ir netikrinamas asmeninis kreditingumas; atliekama įmonės ir jos atstovo patikra. Įmonė vis tiek turi papildyti sąskaitos likutį prieš atsiskaitydama ir mokėti taikomus plano mokesčius. Peržiūrėkite galiojančius įkainius ir kartu su savo buhalteriu patikrinkite apskaitai pateikiamus duomenis.
Šis procesas automatiškai nenustato įkrovimui taikomo PVM, nepriskiria namuose suvartotos elektros verslo reikmėms ir neapskaičiuoja vairuotojui priklausančios kompensacijos. Šiuos sprendimus palikite atsakingiems už finansų ar darbo užmokesčio apskaitos procesus.
| Testas | Sprendimą dėl diegimo pagrindžiantys duomenys |
|---|---|
| Tipinis sustojimas įkrauti | Privažiavimas transporto priemone, suderinama jungtis, veikiantis mokėjimo būdas ir taikomas tarifas |
| Antras prieigos būdas, jei reikia | Paskyros parengimas, vairuotojo veiksmai ir atskiras mokestis, jei taikomas |
| Sesija užsienyje | Pradinė ir atsiskaitymo valiutos bei prieinami tiekėjo patvirtinamieji dokumentai |
| Nepavykęs arba nebaigtas mokėjimas | Pagalbos tarnybos kontaktai, sulaikymo būsena ir patvirtintas atsarginis sprendimas |
| Perdavimas buhalterijai | Peržiūrėti laukai ir pirminiai dokumentai prieinami atsisiųstuose rezultatuose |
Per bandomąjį laikotarpį fiksuokite, kiek laiko vairuotojai skiria informacijai pateikti, kokias pataisas atlieka finansų komanda ir kokie klausimai lieka neišspręsti. Palyginkite šiuos duomenis su dabartinio proceso duomenimis iš panašių sesijų. Plėskite naudojimą tik tada, kai prieigos, kainos ir pagrindžiančių dokumentų patikrų rezultatai atitiks iš anksto sutartus reikalavimus.
Mišriam transporto parkui degalų pylimą ir įkrovimą vertinkite kartu, remdamiesi degalų kortelių palyginimu. Naudokitės Prancūzijos gidu, jei į šį vertinimą įtraukiate maršrutus Prancūzijoje, kelių rinkliavas ir įkrovimo vietas.
Palyginkite elektromobilių parko įkrovimo sprendimus Prancūzijoje pagal prieigą prie tinklo, kainodarą, vairuotojų valdymą ir administravimo procesus.
Sužinokite, kaip Europos autoparkai randa patikimus EV įkroviklius, valdo tinklo prieigą, vairuotojų vėlavimus, kvitus ir įkrovimo išlaidas.
Rinkitės EV įkrovimo kortelę parkui: palyginkite įkroviklių prieigą, maršrutų aprėptį, mokesčius, sąskaitas, kontrolę ir mokėjimo korteles.
