Karta na nabíjanie elektromobilov môže firme pomôcť platiť za nabíjanie a udržiavať poriadok v súvisiacich záznamoch o výdavkoch. Pri výbere karty pre vozový park v Európe treba overiť dve veci: či vodiči môžu spustiť nabíjanie na miestach, kde ho potrebujú, a či finančný tím môže následne skontrolovať cenu a doklady od dodávateľa.
Prístup k nabíjaniu môže závisieť od platobného terminálu, roamingového identifikátora alebo aplikácie. Nepredpokladajte, že kartou prijímanou pri bežných nákupoch spustíte každé nabíjanie ani že pri všetkých spôsoboch prístupu platí rovnaká tarifa.
Oddeľte prístup k nabíjaniu od platby
| Na mieste nabíjania | Čo si overiť |
|---|
| Platobný terminál | Akceptovaná kartová schéma, oprávnená transakcia, dostupné prostriedky a prípadná autorizačná blokácia |
| Roamingový identifikátor | Podporovaná lokalita a konektor, podmienky, ktoré musí účet spĺňať, a platná roamingová tarifa |
| Nabíjanie cez aplikáciu | Požadovaný účet, podporovaný spôsob platby a spôsob, akým vodič získa doklad |
| Nabíjanie v depe alebo doma | Meranie spotreby, rozdelenie na firemnú a súkromnú spotrebu a prípadný postup preplácania |
Spôsob platby neurčuje, či je nabíjacie miesto vhodné pre dané vozidlo. Osobitne si overte typ konektora, nabíjací výkon, prístup pre vozidlo a otváracie hodiny. Ak na trase zostáva len malá rezerva dojazdu, naplánujte si aj vhodnú náhradnú zastávku.
Porovnajte celkové náklady na reláciu
Zaznamenávajte ceny energie spolu s poplatkami za nabíjanie, čas a nečinnosť. Pri porovnávaní mesačných nákladov zahrňte aj predplatné alebo iné pravidelné poplatky. Skontrolujte, či tarifa zahŕňa daň a či sa ceny na tom istom mieste líšia podľa spôsobu prístupu k nabíjaniu.
Napríklad pri nabíjaní so spotrebou 40 kWh a predpokladanou cenou 0,50 € za kWh stojí energia 20 €. Samostatný poplatok za nabíjanie vo výške 1 € zvýši sumu v tomto príklade na 21 € bez prípadných ďalších poplatkov. Ide o ilustračné údaje, nie o skutočnú trhovú tarifu. Pri výpočte nákladov na nákup vychádzajte zo skutočnej tarify a spôsobu zdanenia na vašej trase.
Aj krátka obchádzka môže predĺžiť pracovný čas alebo si vyžiadať inú zastávku na nabíjanie. Tieto prevádzkové náklady evidujte samostatne a neprezentujte nižšiu cenu za kWh ako celkovú úsporu.
Uchovávajte doklady od dodávateľov aj firemný kontext
Za každé nabíjanie si od dodávateľa vyžiadajte účtenku alebo faktúru. Uchovajte dátum, miesto, sumu, menu a firemný účel, ako aj údaje o vozidle alebo projekte, ak sa vyžadujú. Ak sú na doklade samostatne uvedené poplatky za energiu a za nabíjanie, zachovajte tento rozpis na účely kontroly.
Pri nákupoch v zahraničí si uchovajte doklad v pôvodnej mene aj údaj o zúčtovanej sume. Mesačný výpis z karty pomáha dohľadať platby, no automaticky nespĺňa miestne požiadavky na faktúru na účely DPH. Finančné oddelenie musí pred rozhodnutím o možnosti odpočítania dane posúdiť krajinu, spôsob používania vozidla a platné pravidlá.
Na zabezpečenie čitateľnosti dokladov použite kontrolný zoznam na skenovanie účteniek a pri celkovom postupe sa riaďte sprievodcom cezhraničnými výdavkami.
Určite ďalší krok vodiča pri zlyhaní nabíjania
Vodič by mal vedieť, na koho sa obrátiť, ak je jeho identifikačný prostriedok odmietnutý, terminál zablokuje finančné prostriedky alebo sa spustí nabíjanie bez vystavenia použiteľného dokladu. Stanovte schválený náhradný spôsob a postup zdokumentovania výdavku.
Pred požiadaním o ďalšiu platbu skontrolujte pôvodnú transakciu. Čakajúca autorizácia môže znížiť dostupný zostatok bez toho, aby išlo o konečné zaúčtovanie platby; rozdiel vysvetľuje príklad čakajúcej transakcie. Ak zamestnanec so súhlasom firmy zaplatí z vlastných prostriedkov, prepojte žiadosť o preplatenie výdavku s daným incidentom a skontrolujte, či sa nákup neuhradil aj firemnou kartou.
Zahrňte tieto rozhodnutia do pravidiel používania kariet pre vozový park, vrátane limitov, zodpovednosti za financovanie, termínov na odovzdanie dokladov a spôsobu kontaktovania mimo pracovného času.
Ako Rally zapadá do procesu správy výdavkov
Rally poskytuje predplatené karty Visa na oprávnené firemné výdavky. Pri platobnom termináli nabíjacej stanice, ktorý prijíma karty Visa, overte, či podmienky transakcie a nastavenia karty umožňujú zamýšľaný nákup. Ak daná lokalita vyžaduje samostatný identifikačný prostriedok, aplikáciu alebo účet, zabezpečte ich pred nasadením.
Zamestnanci posielajú bločky a faktúry od dodávateľov cez WhatsApp. AutoMatch pomáha spárovať doklady s platbami a finančný tím v platforme kontroluje chýbajúce údaje a výnimky. Tím si potom stiahne exporty pre účtovníctvo v podporovanom formáte.
Predplatené riešenie Rally nevyžaduje vratnú zábezpeku ani preverenie osobnej úverovej bonity; overuje sa firma a jej zástupca. Firma však musí pred použitím dobiť zostatok a platiť príslušné poplatky za program. Pozrite si aktuálny cenník a otestujte účtovný výstup so svojím účtovníkom.
Tento pracovný postup automaticky neurčuje DPH za nabíjanie, nepriraďuje spotrebu elektriny v domácnosti k firemnému využitiu ani nevypočítava nárok vodiča na náhradu nákladov. Tieto rozhodnutia riešte v rámci príslušného finančného alebo mzdového procesu.
Kontrolný zoznam pre pilotnú prevádzku na európskej trase
| Test | Podklady na rozhodnutie o nasadení |
|---|
| Typická zastávka na nabíjanie | Prístup pre vozidlo, kompatibilný konektor, funkčný spôsob platby a skutočná tarifa |
| Druhý spôsob prístupu v prípade potreby | Nastavenie účtu, kroky vodiča a prípadný samostatný poplatok |
| Nabíjanie v zahraničí | Pôvodné meny a meny zúčtovania s dostupnými dokladmi od dodávateľa |
| Neúspešná alebo nedokončená platba | Kontakt na podporu, stav blokácie a schválený náhradný postup |
| Odovzdanie podkladov účtovníctvu | Skontrolované polia a zdrojové dokumenty dostupné v stiahnutom výstupe |
Počas pilotnej prevádzky zaznamenávajte čas potrebný na odoslanie podkladov vodičmi, opravy finančného tímu a nevyriešené položky. Porovnajte ich so svojím súčasným postupom pri podobných reláciách. Riešenie rozšírte až vtedy, keď výsledky kontrol prístupu, cien a dokladov splnia vopred dohodnuté požiadavky.
Pri zmiešanom vozovom parku posudzujte tankovanie a nabíjanie spoločne pomocou porovnania palivových kariet. Ak sú súčasťou tohto posúdenia trasy vo Francúzsku, mýto a nabíjacie miesta, použite sprievodcu Francúzskom.
