Um cartão de carregamento de veículos elétricos pode ajudar uma empresa a pagar os carregamentos e a organizar os respetivos registos de despesas. Escolher um cartão para uma frota europeia exige duas verificações: se os condutores conseguem iniciar uma sessão de carregamento nos locais de que precisam e se a equipa financeira consegue consultar o preço e os comprovativos do fornecedor posteriormente.
O acesso pode depender de um terminal de pagamento, de uma credencial de roaming ou de uma aplicação. Não pressuponha que um cartão aceite em compras correntes permite iniciar todas as sessões de carregamento, nem que todos os métodos de acesso têm a mesma tarifa.
Separe o acesso ao carregamento do pagamento
| No local de carregamento | O que confirmar |
|---|
| Terminal de pagamento com cartão | Rede de cartões aceite, transação elegível, fundos disponíveis e eventual cativação de fundos para autorização |
| Credencial de roaming | Local e conector compatíveis, elegibilidade da conta e tarifa de roaming aplicável |
| Sessão através da aplicação | Conta necessária, método de pagamento aceite e forma de obtenção do recibo pelo condutor |
| Carregamento na base ou em casa | Medição, repartição entre utilização profissional e particular e processo de reembolso, quando aplicável |
O método de pagamento não garante que o local seja fisicamente adequado ao veículo. Verifique separadamente o tipo de conector, a potência de carregamento, o acesso de veículos e o horário de funcionamento. Inclua uma paragem alternativa viável quando a margem de autonomia no percurso for reduzida.
Compare o custo total da sessão
Registe os preços da energia juntamente com as taxas por sessão, por tempo de utilização e por inatividade. Inclua subscrições ou outros encargos recorrentes ao comparar as condições mensais. Verifique se o tarifário inclui impostos e se os preços variam consoante o método de acesso no mesmo local.
Por exemplo, uma sessão de carregamento com um consumo de 40 kWh, a um preço hipotético de 0,50 € por kWh, tem um custo de energia de 20 €. Uma taxa adicional de 1 € por sessão eleva o total deste exemplo para 21 €, antes de quaisquer outros encargos aplicáveis. Estes valores são ilustrativos e não correspondem a uma tarifa de mercado anunciada. Ao calcular o custo de uma compra, utilize a tarifa e a base de tributação efetivamente aplicáveis no seu percurso.
Um pequeno desvio também pode aumentar o tempo de trabalho ou alterar a paragem de carregamento de que o condutor precisa. Registe esse custo operacional separadamente, em vez de apresentar uma tarifa por kWh mais baixa como a totalidade da poupança.
Guarde os comprovativos do fornecedor e o contexto de negócio
Obtenha o recibo ou a fatura do fornecedor para cada sessão. Guarde a data, o local, o montante, a moeda e a finalidade profissional, bem como os dados do veículo ou do projeto, quando necessário. Se o documento apresentar separadamente os custos de energia e os encargos da sessão, mantenha essa discriminação para análise.
Nas compras no estrangeiro, guarde o documento na moeda original e o registo do montante liquidado. O extrato mensal do cartão ajuda a identificar os pagamentos, mas não cumpre automaticamente os requisitos locais de faturação para efeitos de IVA. A equipa financeira deve avaliar o país, a utilização do veículo e as regras aplicáveis antes de decidir se o imposto é recuperável.
Utilize a lista de verificação para digitalizar recibos para obter comprovativos legíveis e o guia de despesas transfronteiriças para uma visão mais abrangente do processo.
Defina o próximo passo do condutor se o carregamento falhar
O condutor deve saber quem contactar se uma credencial for rejeitada, se o terminal reservar fundos ou se uma sessão começar sem gerar um recibo válido para comprovar a despesa. Defina um método alternativo autorizado e a forma como a despesa será documentada.
Verifique a transação original antes de pedir um novo pagamento. Uma autorização pendente pode reduzir o saldo disponível sem corresponder à cobrança final; o exemplo de transação pendente explica a diferença. Se um colaborador pagar com fundos próprios mediante aprovação, associe o pedido de reembolso à ocorrência e confirme que a compra não foi também concluída com o cartão da empresa.
Registe estas decisões na política de cartões de frota, incluindo os limites, a responsabilidade pelo carregamento de saldo, os prazos de entrega dos recibos e o canal de contacto fora do horário de expediente.
Como a Rally se integra no processo de gestão de despesas
A Rally disponibiliza cartões Visa pré-pagos para despesas empresariais elegíveis. A Rally não opera uma rede de carregamento própria: adicione o cartão Rally à aplicação de carregamento que preferir e pague com ele, tal como numa bomba de combustível. Num terminal de pagamento de carregamentos que aceite Visa, confirme que os controlos da transação e do cartão permitem a compra pretendida. Se um local exigir uma credencial, aplicação ou conta separada, trate desse requisito antes de começar a utilizar os cartões.
Os colaboradores enviam recibos e faturas de fornecedores pelo WhatsApp. O AutoMatch ajuda a associar os documentos aos pagamentos, e a equipa financeira revê os dados em falta e as exceções na plataforma. A equipa descarrega depois ficheiros de exportação contabilística num formato suportado.
A modalidade pré-paga da Rally não exige uma caução reembolsável nem uma consulta do historial de crédito pessoal; é necessária a verificação da empresa e do seu representante. A empresa continua a ter de carregar o saldo antes de efetuar despesas e de pagar as comissões aplicáveis ao plano. Consulte os preços em vigor e teste os dados gerados para a contabilidade com o seu contabilista.
Este fluxo de trabalho não determina automaticamente o IVA aplicável ao carregamento, não afeta o consumo de eletricidade em casa à utilização profissional nem calcula o reembolso a que o condutor tem direito. Mantenha essas decisões no âmbito do processo financeiro ou de processamento salarial responsável.
Lista de verificação para um teste-piloto numa rota europeia
| Teste | Elementos de apoio à decisão de implementação |
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| Paragem representativa para carregamento | Acesso para o veículo, conector compatível, meio de pagamento funcional e tarifa efetiva |
| Segundo método de acesso, se necessário | Configuração da conta, passos para o condutor e eventuais taxas à parte |
| Sessão no estrangeiro | Moedas de origem e de liquidação com comprovativos do fornecedor acessíveis |
| Pagamento falhado ou não concluído | Contacto de apoio, estado da retenção e alternativa aprovada |
| Envio para a contabilidade | Campos revistos e documentos de origem disponíveis no conteúdo descarregado |
Durante o projeto-piloto, registe o tempo que os condutores demoram a submeter os dados, as correções feitas pela equipa financeira e os pontos por resolver. Compare estes indicadores com os do processo atual, usando sessões semelhantes. Alargue a implementação apenas quando as verificações de acesso, preço e comprovativos cumprirem os requisitos acordados previamente.
Para uma frota mista, avalie em conjunto o abastecimento de combustível e o carregamento com a comparação de cartões de combustível. Utilize o guia sobre França quando os percursos, as portagens e os locais de carregamento em França fizerem parte dessa avaliação.
