Wenn dein Fuhrpark mit Lkw auf deutschen Autobahnen oder Bundesstraßen unterwegs ist, zählt die Lkw-Maut zu den größten Posten deiner monatlichen Transportkosten. Durch die ausgeweitete Mautpflicht und den CO₂-Zuschlag ist die deutsche Lkw-Maut teurer und komplexer geworden. Damit bieten sich auch deutlich mehr Möglichkeiten für Rückerstattungen und den Abgleich von Abrechnungen, als den meisten Fuhrparkbetreibern bewusst ist.
Dieser Leitfaden für den Betriebsalltag richtet sich an Fuhrparkbetreiber in Deutschland und im grenzüberschreitenden Verkehr: wie sich die Maut 2026 zusammensetzt, wo teilweise Rückerstattungen möglich sind, wie das Antragsverfahren beim BALM tatsächlich abläuft und wie du mit Flottenkarten mit Visa-Akzeptanz jetzt Tankkosten und alle weiteren Zahlungen unterwegs auf einer Karte und einer Plattform zusammenführen kannst. Für Leser aus dem Vereinigten Königreich, die Märkte vergleichen: Die besten britischen Tankkartenanbieter arbeiten mit einem ganz anderen Akzeptanzmodell (ohne Maut).
Die maßgeblichen Tarife und Formulare stammen vom Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) und von Toll Collect. Da die Tarife regelmäßig angepasst werden, beschreibt diese Seite die Tarifstruktur und den Ablauf, statt konkrete Cent-Beträge pro Kilometer zu nennen, die innerhalb eines Quartals veraltet sind.
Lkw-Maut in Deutschland auf einen Blick
Die Lkw-Maut (Lastkraftwagen-Maut) ist die streckenabhängige Maut des Bundes für gewerbliche Güterfahrzeuge auf allen Bundesautobahnen und Bundesstraßen in Deutschland. Sie gilt für gewerbliche Güterfahrzeuge, die nach den Regeln zur technisch zulässigen Gesamtmasse mautpflichtig sind. Durch die erweiterten Regeln wurden erstmals Zehntausende Transportunternehmen mit leichten Nutzfahrzeugen sowie Paket- und Zustellflotten auf der letzten Meile in das System einbezogen. Die Erhebung läuft über drei parallele Wege: eine automatische On-Board-Unit (Toll Collect OBU oder eine interoperable EETS-Box), die die zurückgelegte Strecke erfasst und dem Betreiber monatlich in Rechnung stellt, die manuelle Buchung über das Webportal oder die App von Toll Collect für gelegentliche Nutzer sowie die nachträgliche Ahndung durch das BALM, wenn Fahrzeuge ohne gültige Buchung unterwegs waren und dabei erfasst wurden. Die OBU ist mit Abstand der meistgenutzte Weg und bildet die Grundlage für den Rest dieses Leitfadens.
So setzen sich 2026 die Mautsätze zusammen
Die Maut pro Kilometer ergibt sich für jede Fahrt aus vier Faktoren, die in dieser Reihenfolge miteinander multipliziert werden:
- Strecke , die auf mautpflichtigen Straßen (Bundesautobahnen und Bundesstraßen) zurückgelegt wurde.
- Achsklasse des Fahrzeugs (eine bis drei Achsen, vier Achsen oder mindestens fünf Achsen).
- Emissionsklasse (Euro 0 bis Euro VI). Für Fahrzeuge der Klasse Euro VI gilt der niedrigste Satz. Für Fahrzeuge unter Euro V fällt ein hoher Aufschlag an.
- CO₂-Klasse (1 bis 5), eingeführt am 1. Dezember 2023, sieht einen Aufschlag je Tonne ausgestoßenem CO₂ vor. CO₂-Klasse 1 ist die Standardklasse für die meisten Diesel-Lkw; die Klassen 2 bis 4 verringern den Aufschlag für emissionsarme Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor; Klasse 5 ist emissionsfreien Lkw (batterieelektrisch und wasserstoffbetrieben) vorbehalten. Für sie fällt derzeit kein CO₂-Anteil an (auch die separaten Anteile für Infrastruktur und Lärm sind reduziert).
Für einen typischen fünfachsigen Euro-VI-Sattelzug in der CO₂-Klasse 1 liegt ein repräsentativer Gesamtmautsatz im Jahr 2026 bei etwa 0,35 € pro Kilometer. Für leichtere Euro-VI-Lkw ohne Anhänger fällt er deutlich niedriger aus. Ältere Gespanne der Euro-Klassen III bis IV und Fahrzeuge, die auf dem Papier in einer höheren CO₂-Klasse eingestuft bleiben, können deutlich mehr zahlen. Prüfe die aktuellen Cent-pro-Kilometer-Sätze auf der BALM-Seite „Mauttarife“ oder mit dem Mautrechner von Toll Collect, bevor du ein Angebot unterschreibst. Die Tarife können sich ändern. Der Abstand zwischen den CO₂-Klassen wird weiter wachsen, wenn der CO₂-Anteil steigt.
Der häufigste Fehler, der unnötige Kosten verursacht: Ein Fahrzeug bleibt in der standardmäßig zugewiesenen CO₂-Klasse 1, obwohl es die Voraussetzungen für Klasse 2 oder 3 erfüllt. Siehe dazu den Abschnitt „Häufige Fehler“ weiter unten.
Wer Anspruch auf eine Erstattung der Lkw-Maut hat
Es gibt drei Wege zur Erstattung, und die Unterschiede sind wichtig:
Mauterstattung im kombinierten Verkehr. Werden Güter innerhalb derselben Logistikkette teils per Bahn oder Binnenschiff und teils auf der Straße transportiert, kann die Maut für den Straßenabschnitt teilweise erstattet werden. In Deutschland ist dies die größte Kategorie, in der Erstattungsansprüche ungenutzt bleiben. Voraussetzung ist, dass der Straßenabschnitt einen Verladeort mit dem nächstgelegenen geeigneten Bahn- oder Binnenschiffterminal verbindet oder umgekehrt, in der Regel innerhalb eines festgelegten Einzugsradius. Außerdem muss das Transportunternehmen die Unterlagen zum Bahn- oder Binnenschiffstransport (Frachtbrief, CIM/UTI-Frachtbrief, Übergabebeleg des Terminals) vorhalten, die den Wechsel zwischen den Verkehrsträgern belegen. Die Erstattungen werden über das BALM abgewickelt, jährlich ausgezahlt und sind pro Fahrzeug und Jahr begrenzt.
Zu Unrecht erhobene Maut (Erstattung wegen unrichtiger Mauterhebung). Das gilt, wenn die OBU dir Maut für eine nicht mautpflichtige Straße berechnet hat, das System eine falsche Achszahl, Emissionsklasse oder CO₂-Klasse zugrunde gelegt hat, eine Fehlfunktion der OBU zu einer doppelten Abbuchung geführt hat oder ein Nacherhebungsbescheid irrtümlich ausgestellt wurde. Als Nachweise dienen das Fahrtenprotokoll der OBU, die monatliche Abrechnung von Toll Collect (Einzelfahrtennachweis) und ein Nachweis über die korrekte Fahrzeugeinstufung.
CO₂-Klasse: Erstattung nach Neueinstufung. Wird ein Fahrzeug rückwirkend in eine günstigere CO₂-Klasse eingestuft (zum Beispiel, weil die CO₂-Daten des Herstellers aktualisiert wurden oder weil der Betreiber die korrekte Klasse erst Monate nach der Auslieferung registriert hat), kann der Betreiber die Differenz ab dem Tag zurückfordern, an dem die Voraussetzungen für diese Einstufung erfüllt waren.
Zu den benötigten Unterlagen gehören bei allen drei Verfahren in der Regel Frachtbriefe oder CMR-Frachtbriefe, Lieferscheine, die zugehörigen Toll Collect-Abrechnungsdaten, Fahrzeugpapiere (Zulassungsbescheinigung Teil I) mit Angaben zu Achsen, Schadstoffklasse und CO₂-Klasse sowie beim kombinierten Verkehr die Unterlagen des intermodalen Terminals. Das BALM bestätigt den Eingang normalerweise innerhalb weniger Werktage. Entscheidungen über Anträge zum kombinierten Verkehr dauern oft zwei bis vier Monate, zum Jahresende bei stark steigendem Antragsaufkommen auch länger. Erstattungen werden dem BALM-Konto des Betreibers gutgeschrieben oder per Banküberweisung ausgezahlt.
Erstattung beantragen: Schritt für Schritt
Das BALM-Portal (ehemals BAG) ist die zentrale Anlaufstelle für alle drei Erstattungsarten. Der Ablauf ist bei allen grundsätzlich gleich:
- Ein Betreiberkonto im BALM-Portal registrieren. Verwende die Steuernummer / USt-IdNr. des Unternehmens, die Angaben zur vertretungsberechtigten Person und eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse. Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen sollten Unterkonten einrichten, damit Disposition und Finanzteam jeweils auf die relevanten Vorgangsakten zugreifen können. Die Erstregistrierung wird per Post bestätigt und kann bis zu zwei Wochen dauern. Registriere dich deshalb, bevor du den Zugang tatsächlich brauchst.
- Stelle die nötigen Nachweise zusammen. Für Erstattungen im kombinierten Verkehr brauchst du den Frachtbrief für die Schienen- oder Binnenschiffsstrecke, den Übergabebeleg des Terminals, die Rechnung für den Straßentransport und den passenden Einzelfahrtennachweis von Toll Collect für jede Fahrt. Für Erstattungen wegen falsch berechneter Maut brauchst du das OBU-Protokoll, die monatliche Mautaufstellung und die korrigierte Fahrzeugeinstufung. Scanne alles als PDF ein. Das BALM lehnt Handyfotos mit niedriger Auflösung ab.
- Reiche den Antrag elektronisch über das BALM-Portal ein. Füge die Nachweise für jedes Fahrzeug und jeden Antragszeitraum bei. Anträge für den kombinierten Verkehr werden rückwirkend für abgeschlossene Quartale oder für das gesamte Kalenderjahr eingereicht. Anträge wegen falsch berechneter Maut sollten eingereicht werden, sobald die Abweichung festgestellt wird. Dafür gilt eine gesetzliche Frist.
- Warte auf die Eingangsbestätigung des BALM. Du erhältst eine Vorgangsnummer; gib sie bei jeder Rückfrage an. Die Eingangsbestätigung kommt innerhalb weniger Arbeitstage.
- Beantworte Rückfragen zeitnah. BALM fordert bei Anträgen zum kombinierten Verkehr häufig zusätzliche Frachtbriefe als Nachweis an, bei Anträgen zur Einstufung eine korrigierte Registrierung in der CO₂-Klasse. Antworten werden ebenfalls über das Portal eingereicht. Die meisten Ablehnungen, die wir gesehen haben, gehen darauf zurück, dass Unternehmen nicht innerhalb der von BALM genannten Frist geantwortet haben.
- Du erhältst die Gutschrift oder Banküberweisung. Gutschriften für den kombinierten Verkehr werden in der Regel mit der Toll Collect-Rechnung des Folgemonats verrechnet; Erstattungen für zu Unrecht berechnete Maut werden separat ausgezahlt. Bewahre die Gutschrift in deinem Buchhaltungssystem auf. Sie ist ein steuerlich relevantes Dokument.
Für Transportunternehmen mit hohem Aufkommen akzeptiert das BALM auch maschinenlesbare Sammelmeldungen über seine API. Frag deinen TMS-Anbieter, ob er diese Funktion bereits unterstützt.
Toll Collect, EETS und die Anbieterlandschaft
Toll Collect betreibt das deutsche Mautsystem im Auftrag des Bundes. Die OBU ist kostenlos. Du zahlst eine Kaution, die du bei Rückgabe des Geräts zurückbekommst. Ein Toll Collect-Servicepartner baut die OBU ein. Die Abrechnung erfolgt monatlich per Lastschrift oder Rechnung. Für einen Fuhrpark, der ausschließlich in Deutschland unterwegs ist, ist Toll Collect die Standardlösung und bei den Kosten kaum zu schlagen.
Mit dem Europäischen elektronischen Mautdienst (EETS) lassen sich Mautgebühren in mehreren europäischen Ländern über eine einzige On-Board-Unit abwickeln: in Deutschland, Frankreich, Italien, Spanien, Österreich, Belgien, Ungarn, Polen, im Eurovignetten-Netz und weiteren Ländern. Für den deutschen Markt sind mehrere kommerzielle EETS-Anbieter registriert, jeweils mit einer eigenen On-Board-Unit. Rechne mit einer monatlichen Gebühr für die Mautbox und einem Serviceaufschlag je Land. Pro Anbieter erhältst du eine Mautrechnung, die alle Mautgebühren zusammenfasst und sich zentral abgleichen lässt. Auf Strecken in Frankreich funktionieren dieselben Mautboxen auch im französischen Autobahnnetz. Informationen zu den regionalen Besonderheiten findest du in unserem Ratgeber zu Mautstraßen in Frankreich.
Der Kompromiss ist klar:
| Kriterium | Toll Collect (OBU) | Kommerzieller EETS-Anbieter |
|---|
| Abdeckung | Nur Deutschland | Mehrere Länder (typischerweise DE + FR + IT + ES + AT + weitere) |
| Kosten der Box | Kostenlose OBU; erstattbare Kaution | Anbieterabhängige Monatsgebühr pro Box |
| Aufpreis pro Fahrt | Keine, nur Maut | Maut + Servicegebühr je Land |
| Rechnung | Eine Rechnung von Toll Collect (nur DE) | Eine EETS-Rechnung für alle abgedeckten Länder |
| Erstattungen bearbeiten | Antrag über Toll Collect beim BALM eingereicht | Einreichung beim BALM; Gutschrift wird vom EETS-Anbieter weitergegeben |
| Am besten für | Fuhrparks mit reinem Inlandseinsatz | Grenzüberschreitend tätige Unternehmen, vor allem in DE-FR-IT-ES |
Rally ergänzt in der Regel die Maut-OBU, statt sie zu ersetzen: Die EETS- oder Toll-Collect-Box bleibt im Lkw und übernimmt die Mautabrechnung. Mit der Visa-Firmenkarte von Rally bezahlst du die übrigen Ausgaben.
Maut und Kraftstoff auf einer Plattform verwalten
Was den Monatsabschluss eines deutschen Fuhrparks aufwendig macht, ist nicht die Maut selbst. Es ist die Zahl der einzelnen Rechnungen, die demselben Fahrzeug, demselben Fahrer und derselben Fahrt zugeordnet und miteinander abgeglichen werden müssen:
- Eine Mautrechnung von Toll Collect oder einem EETS-Anbieter.
- Tankkartenrechnungen von einem oder mehreren Tankkartenanbietern.
- Eine Ladestromrechnung für etwaige batterieelektrische Zugmaschinen oder Transporter.
- Parkgebühren, Fährtickets und Fahrzeugwäschen werden meist bar oder mit einer privaten Karte bezahlt und anschließend erstattet.
- Viele einzelne Papierbelege, die Fahrer am Monatsende abgeben.
Eine Tank- & Firmenkarte im Visa-Netzwerk vereint Tankkosten, Parkgebühren und sonstige Ausgaben auf einer Karte. Die Maut-OBU bleibt separat: Die Maut ist eine gesetzlich geregelte Bundesabgabe, die über Toll Collect oder einen EETS-Anbieter erhoben wird, nicht über Visa. Die übrigen Ausgaben laufen auf einer Plattform zusammen. Jeder Lieferantenbeleg wird der passenden Zahlung zugeordnet, mit einer Umsatzsteuerübersicht und einem gemeinsamen Abstimmungsprozess. Die Rally Tank- & Firmenkarte für Tank- und Mautkosten ist genau auf diese Zusammenführung ausgelegt.
Für Finanzteams bedeutet das konkret: weniger separate Abrechnungen und Belegstapel erfassen, weniger manuell in DATEV oder SAP zuordnen und den Monatsabschluss deutlich schneller erledigen. Fuhrparks mit zehn oder mehr Lkw bündeln diese Aufgaben in der Regel über eine Plattform für Ausgabenmanagement, die Karten einzelnen Fahrzeugen zuordnet, Limits pro Fahrer durchsetzt und die Kosten pro Fahrzeug für Maut, Kraftstoff und Laden ausweist. Wenn du noch die passende Karte dafür suchst, findest du in unserem Tankkartenvergleich für Unternehmen die wichtigsten Optionen im direkten Vergleich.
Häufige Fehler, die Fuhrparks Geld kosten
Vier wiederkehrende Fehler verursachen den Großteil der vermeidbaren Kosten, die wir in deutschen Fuhrparks sehen:
Ungeprüfte OBUs. Wenn eine Toll Collect- oder EETS-Box unbemerkt keine Daten mehr überträgt, gilt für das Fahrzeug die Pflicht zur manuellen Einbuchung. Der Fahrer muss dann vor jeder Fahrt manuell buchen. In der Praxis passiert das fast nie, und dem Betreiber drohen Bußgelder von bis zu 20.000 € pro Verstoß sowie die Nachzahlung der Maut. Plane eine wöchentliche OBU-Funktionskontrolle als festen Teil der Disponentenroutine ein: Bei einer roten Leuchte, fehlendem GPS-Empfang oder der Warnung „Manueller Modus“ bleibt das Fahrzeug auf dem Hof, bis ein Servicepartner die Funktionsfähigkeit des Geräts bestätigt hat.
Erstattungsansprüche im kombinierten Verkehr werden übersehen. Die Nachweisregel für den Schienenabschnitt wird häufig missverstanden. Transportunternehmen gehen davon aus, dass eine Fahrt vom Kunden zum Umschlagbahnhof mit anschließendem Verladen eines Containers auf einen Zug automatisch erstattungsfähig ist. Das stimmt nicht: Der Straßenabschnitt muss innerhalb des vorgeschriebenen Einzugsradius liegen, und das Unternehmen muss den Eisenbahnfrachtbrief auf eigenem Briefpapier oder dem eines Vertragspartners vorlegen können. Prüfe deine intermodalen Transporte der letzten zwölf Monate anhand der BALM-Regeln für den kombinierten Verkehr. Die meisten Transportunternehmen entdecken dabei noch nicht beantragte Erstattungen in mindestens fünfstelliger Höhe.
Die CO₂-Klassifizierung überspringen. Eine moderne Euro-VI-Sattelzugmaschine kann für die CO₂-Klasse 2 oder 3 infrage kommen. Dafür muss der Betreiber jedoch zunächst die CO₂-Daten des Herstellers über das Betreiberportal bei Toll Collect einreichen. Bis zur Neueinstufung werden Fahrzeuge standardmäßig der Klasse 1 zugeordnet. Das bedeutet monatelange Überzahlungen, die sich nur über eine Erstattung auf Basis der CO₂-Klasse zurückholen lassen. Nimm die Anmeldung zur CO₂-Klasse in die Checkliste für die Aufnahme neuer Fahrzeuge auf, statt sie erst zum Jahresende nachzuholen.
Mautrechnungen manuell Zeile für Zeile abgleichen. Bei einem größeren Fuhrpark fallen monatlich Tausende Mautpositionen an. Stichproben decken weder Abweichungen bei der CO₂-Klasse noch Gebühren auf Basis einer falschen Achszahl oder doppelte Übermittlungen zuverlässig auf. Nur der Abgleich jeder einzelnen Position mit den Daten im TMS bietet eine verlässliche Kontrolle. Investiere entweder in ein Abgleichstool, das Daten über die API von Toll Collect / EETS einliest, oder halte die Daten zusammen mit den zugeordneten Tank- und Ladetransaktionen in Rallys Buchhaltungsexporten.
Compliance-Checkliste 2026 für deutsche Fuhrparkbetreiber
Nutze das für einen vierteljährlichen Abgleich mit deinem Fuhrparkverzeichnis:
- Jedes Fahrzeug, für das die Gewichtsgrenze von 3,5 t gilt, ist bei Toll Collect oder einem EETS-Anbieter registriert und mit einer funktionsfähigen OBU ausgestattet. Eine gültige Einzugsermächtigung oder Vereinbarung zur Zahlung auf Rechnung ist hinterlegt.
- Für jedes Fahrzeug ist die CO₂-Klasse (1 bis 5) im Betreiberportal von Toll Collect bestätigt. Hochgeladen sind auch die Herstellerdaten zu CO₂. Die ermittelte Klasse ist auf der neuesten Mautaufstellung angegeben.
- Bei jedem Fahrzeug werden die Schadstoffklasse (Euro 0 bis VI) und die Achsanzahl anhand der Zulassungsbescheinigung Teil I und des zugehörigen Eintrags bei Toll Collect überprüft.
- Die Funktionsprüfung der OBU (Status Rot/Gelb/Grün, GPS-Fix, keine Warnung zum manuellen Modus) wird wöchentlich für jedes Fahrzeug durchgeführt. Abweichungen werden dokumentiert und vor dem nächsten Einsatz behoben.
- Frachtbriefe, CMR-Frachtbriefe und Übergabebelege von Umschlagterminals werden mindestens für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist elektronisch aufbewahrt und nach Fahrt-ID erfasst. So lassen sie sich ohne manuelle Suche in einen Antrag beim BALM für den kombinierten Verkehr übernehmen.
- Für jedes Fahrzeug, das Teilstrecken im kombinierten Verkehr Straße–Schiene oder Straße–Wasserstraße übernimmt, wird fortlaufend, mindestens einmal jährlich, ein Erstattungsantrag eingereicht. Die Nachweise werden vorab nach Fahrzeug und Quartal zusammengestellt.
- Falsch berechnete Mautgebühren werden anhand des monatlichen Einzelfahrtennachweises erkannt (Achszahl, Klasse, Strecke, doppelte Berechnung) und innerhalb der gesetzlichen Frist an BALM gemeldet, nicht erst gesammelt zum Jahresende.
- Rechnungsdaten von Toll Collect oder EETS werden auf Positionsebene in das TMS oder Buchhaltungssystem übernommen, vorzugsweise per API, mit dem Fahrtenprotokoll abgeglichen und auf die richtige Kostenstelle gebucht. Sie werden nicht zu einer einzigen monatlichen Sammelbuchung zusammengefasst.
- Sind Diesel- und batterieelektrische Sattelzugmaschinen gemeinsam im Einsatz, wird folgende Einstufung eingetragen: CO₂ Klasse 5. Sie gilt für jedes BEV/FCEV, das die Voraussetzungen erfüllt, ab dem Datum der Erstzulassung.
- Zum Mautprozess gehören Rückerstattungen, OBU-Ausnahmen, der Schriftverkehr mit dem BALM und Klassenaktualisierungen für CO₂. Dafür gibt es im Fuhrparkteam eine namentlich benannte verantwortliche Person und eine dokumentierte Vertretung. So bleiben Fälle nicht liegen, wenn jemand im Urlaub ist.
Wenn du genauer besprechen möchtest, wie du den Mautabgleich neben Tanken, Parken und weiteren Ausgaben in die Abläufe mit deiner Rally Tank- & Firmenkarte von Visa einbindest, buche eine Demo und bring den Toll Collect Einzelfahrtennachweis vom letzten Monat mit. Wir gehen ihn Zeile für Zeile durch.
