Fuhrparkverantwortliche, Einkaufsleitungen und Finanzteams in ganz Europa wissen, wie aufwendig die Verwaltung von Tankkarten sein kann. Ob es darum geht, die Nutzung einzelner Karten nachzuverfolgen oder Belege und Kilometerstände zu erfassen: Herkömmliche Tankkartensysteme lassen Lücken, die Zeit und Geld kosten. Tankbetrug und unbemerkte Kraftstoffverluste bereiten zunehmend Sorgen. Fast zwei Drittel der britischen Fuhrparkverantwortlichen sehen Tankbetrug als großes Problem. Fast die Hälfte glaubt, dass bessere Kontrollen die Kraftstoffkosten um 5 % oder mehr senken könnten. Fuhrparks brauchen daher eine effizientere Lösung, um Tankausgaben auch grenzüberschreitend zu verwalten. Hier setzt DriverLink an: Die neue Funktion von Rally verändert die Tankkartenverwaltung, indem sie WhatsApp für Fahrer nutzt.
Die Herausforderung: gemeinsam genutzte Karten und fehlende Daten
In vielen Fuhrparks teilen sich mehrere Fahrer dieselbe Tankkarte, besonders bei Poolfahrzeugen oder wechselnden Einsätzen. Ohne das passende System führt das zu Unklarheiten und Risiken. Wer hat einen bestimmten Einkauf tatsächlich gemacht? Wurde der Kilometerstand erfasst? Hat der Fahrer den Beleg eingereicht? Lücken an diesen Stellen verursachen nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern öffnen auch Tankkartenmissbrauch oder Betrug Tür und Tor. So kann eine Karte, die für ein bestimmtes Fahrzeug vorgesehen ist, zum Betanken eines anderen genutzt werden. Auch private Einkäufe können unbemerkt bleiben. Fuhrparkmanager verlassen sich bei der Prüfung von Transaktionen traditionell auf Telematik oder Vertrauen. Als bewährte Vorgehensweise empfehlen Branchenexperten, bei jedem Tankvorgang den Kilometerstand oder die Fahrzeugkennung zu erfassen. Doch ohne einen einfachen Ablauf für Fahrer werden diese Vorgaben nicht konsequent eingehalten. Finanzteams müssen dann „Belegen hinterherlaufen“ und Kilometerstände manuell abgleichen, während möglicher Betrug unentdeckt bleibt. Der Bedarf an einer intelligenteren Tankkartenlösung, die diese Datenlücken schließt und europaweit reibungslos funktioniert, war noch nie so groß.
DriverLink: Tankkarten per WhatsApp in Echtzeit steuern
DriverLink ist Rallys Antwort auf diese Herausforderungen: eine neue Funktion, mit der mehrere Fahrer eine Tankkarte gemeinsam per WhatsApp nutzen können. Dafür brauchen Fahrer weder spezielle Apps noch umständliche Anmeldungen. Stattdessen nutzen sie den Messenger, den sie bereits kennen. Das Rally-Team erklärt: „Beliebig viele Fahrer können sich eine Karte teilen und ihre Telefonnummer per Nachricht hinterlegen (besonders praktisch für Unternehmen mit Poolfahrzeugen, bei denen die Fahrer täglich wechseln und keine feste Karte und/oder kein festes Fahrzeug haben).“ In der Praxis verknüpft DriverLink die Telefonnummer eines Fahrers mit der Tankkarte und „schaltet“ sie so vor der Nutzung für diesen Fahrer frei. Durch diesen einfachen Schritt weiß das System bei jeder Kartennutzung, wer genau tankt und wo und wann. So bleibt die gemeinsame Kartennutzung vollständig transparent.
Die wichtigsten Vorteile von DriverLink
- Kilometerstände unkompliziert erfassen: DriverLink fordert Fahrer bei jedem Tankvorgang direkt zum Zeitpunkt der Zahlung per WhatsApp auf, den Kilometerstand einzugeben. Sie erhalten eine kurze Nachricht und können sofort mit dem Kilometerstand antworten, statt ihn zu vergessen oder erst später zu notieren. So ist sichergestellt: Bei jedem Tankvorgang wird der korrekte Kilometerstand erfasst. Das hilft, die Fahrzeugnutzung nachzuvollziehen und Auffälligkeiten zu erkennen. (Tatsächlich ist die verpflichtende Erfassung des Kilometerstands bei jeder Transaktion eine bewährte Methode, um Kraftstoffdiebstahl vorzubeugen und zu prüfen, ob die Transaktion rechtmäßig ist.) Mit DriverLink ist der Ablauf für Fahrer einfach: Sie können den Kilometerstand auch erst schicken, wenn sie wieder sicher im Fahrerhaus sitzen. Zusätzliche Apps oder Formulare brauchen sie nicht.
- Fahrer bei jeder Transaktion identifizieren: Da die Karte mit dem Handy eines Fahrers verknüpft ist, können Fuhrparkmanager nachvollziehen, wer die Karte für welche Transaktion genutzt hat. Schluss mit anonymen Kartenzahlungen. Du weißt genau, welcher Mitarbeiter welches Fahrzeug wann und wo betankt hat. DriverLink benachrichtigt den zugewiesenen Fahrer bei jeder Kartennutzung in Echtzeit. So lässt sich jeder Kauf digital nachverfolgen. Diese detaillierten Angaben machen Verantwortlichkeiten deutlich klarer und erhöhen die Sicherheit erheblich. Das bedeutet auch: Keine geteilten PIN-Codes mehr und kein Risiko einer unbefugten Nutzung: Nur ein autorisierter Fahrer kann die Karte per WhatsApp aktivieren. Das schafft zusätzliche Sicherheit. Im Ergebnis ist vollständig nachvollziehbar, welcher Fahrer wie viel fürs Tanken ausgibt. Das ist besonders wertvoll, um betriebliche Abläufe zu verstehen und Missbrauch zu verhindern.
- Automatische WhatsApp-Benachrichtigungen und Belegerfassung: DriverLink macht WhatsApp zum Kommunikationskanal für den Fuhrpark. Fahrer erhalten bei jedem Tankvorgang automatisch eine Nachricht mit der Aufforderung, den Beleg direkt vor Ort zu fotografieren. Um einen Beleg einzureichen, reicht es, im Chat mit einem Foto zu antworten. Rallys System mit der AI-gestützten „AutoMatch“-Technologie übernimmt den nächsten Schritt: Es liest den Beleg sofort aus und ordnet ihn der Transaktion zu. Alle Details werden in der Plattform erfasst. In einer internen Produktvorstellung heißt es: „Belege, etwa fürs Tanken oder die Autowäsche, lassen sich über einen WhatsApp-Bot noch einfacher und direkt einreichen. Sie werden sofort im System gespeichert.“ Das bedeutet für die Belegverwaltung: Keine verlorenen Belege, keine Verzögerungen . Fahrer können den Papierbeleg wegwerfen, weil er bereits erfasst ist. Auch die Finanzabteilung profitiert: Jede Transaktion wird mit dem zugehörigen Beleg erfasst und automatisch kategorisiert. Aufwendige Erstattungsprozesse entfallen. Die WhatsApp-Benachrichtigungen können Fahrer auch an Vorgaben erinnern, etwa den Kilometerstand einzugeben oder Tankrichtlinien einzuhalten. So helfen dezente, automatische Hinweise dabei, die Vorgaben einzuhalten.
Fahrer können Ausgaben per WhatsApp einreichen: ohne Anmeldung, ohne Passwort und äußerst sicher
Tankkosten senken und Betrug verhindern
DriverLink kombiniert die Fahreridentifikation mit der Erfassung des Kilometerstands bei jeder Transaktion. So können Fuhrparks sofort Kosten sparen und Betrug reduzieren. Tankbetrug ist ein ernstes Problem für heutige Fuhrparks. Berichte zeigen, dass er „zunimmt“, und bestätigen, dass eine bessere Kontrolle die Kraftstoffkosten deutlich senken kann. DriverLink setzt genau hier an und verhindert nahezu vollständig, dass Transaktionen nicht eindeutig zugeordnet werden können. Jeder Tankvorgang ist mit einem verifizierten Fahrer und dem Kilometerstand eines Fahrzeugs verknüpft. Verdächtiges Verhalten lässt sich so leicht erkennen. Wird eine Tankkarte missbraucht, etwa beim Versuch, ein nicht autorisiertes Fahrzeug zu betanken, fallen ein fehlender ordnungsgemäßer Check-in bei DriverLink oder ein unplausibler Kilometerstand sofort auf. Damit dient DriverLink als Schutzmechanismus: Unbefugte können nicht ohne Weiteres auf die Karte zugreifen. Unregelmäßigkeiten, etwa ein Kilometerstand, der niedriger ist als der zuletzt erfasste, werden im System automatisch zur Prüfung markiert. Mit dieser Kontrolle können Fuhrparkverantwortliche Probleme frühzeitig erkennen, gängige Betrugsmaschen verhindern und „Tanktricksereien“ stoppen, bevor sie das Geschäftsergebnis belasten.
Genaue Kilometerstände und Fahrerinformationen zu jeder Transaktion helfen außerdem, Kraftstoffverbrauch und Wartung zu optimieren. Fuhrparkmanager können die Kraftstoffeffizienz je Fahrer oder Fahrzeug analysieren, Unstimmigkeiten erkennen und Fahrer zu einer sparsameren Fahrweise anleiten. Branchenstudien legen nahe, dass eine lückenlose Erfassung und verlässliche Daten durch klarere Verantwortlichkeiten und höhere Effizienz Kraftstoffkosteneinsparungen von rund 5 % ermöglichen. Da DriverLink sicherstellt, dass jeder Liter Kraftstoff einer Person und einem Zweck zugeordnet ist, können Unternehmen Verschwendung und nicht genehmigte Ausgaben deutlich reduzieren. Für Einkaufs- und Finanzverantwortliche bedeutet das greifbare Kostensenkungen: weniger Kraftstoffverluste, eine genauere Budgetplanung und Daten, mit denen sich bessere Konditionen bei Kraftstoffanbietern aushandeln lassen. Dieser vorausschauende Ansatz macht Kraftstoff von einer unkontrollierten Ausgabe zu einer gut gesteuerten Investition.
Grenzüberschreitend tanken: eine Lösung für europäische Fuhrparks
DriverLink verhindert nicht nur Betrug, sondern modernisiert auch das Tankmanagement für Fuhrparks in ganz Europa. Herkömmliche Tankkarten haben oft Einschränkungen: Sie sind etwa an bestimmte Tankstellennetze gebunden oder werden in manchen Ländern nicht akzeptiert. Die Lösung von Rally nutzt dagegen das Visa-Akzeptanznetz. Deine Rally-Karte funktioniert damit „überall in Europa“, wo Visa akzeptiert wird. Ob deine Lkw in Frankreich, Deutschland, Großbritannien oder unterwegs dazwischen tanken: Du nutzt ein einziges, einheitliches System. Diese grenzüberschreitende Nutzung ist für europäische Fuhrparks entscheidend: Fahrer brauchen nicht mehr mehrere Karten oder Bargeld für verschiedene Länder. Auch die lästige Suche nach einer bestimmten Tankstellenmarke entfällt. Eine Karte, eine Plattform, europaweit.
Mit WhatsApp als Oberfläche für Fahrer bleibt DriverLink unabhängig von Sprache und Region einfach zu bedienen. Fahrer nutzen WhatsApp bereits täglich, und Rally unterstützt mehrere Sprachen in der Fahrerkommunikation. So finden sich auch internationale Teams intuitiv zurecht. Das Ergebnis ist eine europaweite Tankkartenlösung, die alle deine Tanktransaktionen an einem Ort zusammenführt. Fuhrpark- und Einkaufsmanager erhalten einen zentralen Überblick über die Tankausgaben in allen Regionen, statt für jedes Land separate Konten oder Berichte verwalten zu müssen. Das erleichtert die Einhaltung unterschiedlicher Steuervorschriften, da Kilometerstände und Belege für den Vorsteuerabzug und für Prüfungen gespeichert werden. Zugleich lassen sich unternehmensweit einheitliche Richtlinien zum Kraftstoffverbrauch durchsetzen.
DriverLink unterstreicht auch, dass Rally auf einen modernen Ansatz setzt. Smartphones, Chatbots und AI sorgen für reibungslose Abläufe. Es gibt keine versteckten Lücken mehr in den Daten und keine Verzögerungen mehr in der Kommunikation. Alles passiert in Echtzeit: Ein Fahrer tankt, und die Fuhrparkleitung kann die Transaktionsdetails sofort online sehen, zusammen mit den vom Fahrer bestätigten Angaben. So viel Transparenz ohne Wartezeit war mit herkömmlichen Tankkarten undenkbar. Das ist ein grundlegender Fortschritt, der zu den übergreifenden Trends im Fuhrparkmanagement passt: mehr Digitalisierung und mehr Integration. Die Plattform von Rally bietet bereits Echtzeitübersichten, Auswertungen und Benachrichtigungen zu Fuhrparkausgaben. DriverLink ergänzt diese Funktionen mit detaillierten Angaben auf Fahrerebene. Als Fuhrparkleitung kannst du dich darauf verlassen, dass jede Tankausgabe berechtigt, geprüft und optimiert ist. Das bedeutet weniger Überraschungen und mehr Sparmöglichkeiten.
Bereit, Tankkosten zu senken und deinen Fuhrpark effizienter zu verwalten?
DriverLink ist ein entscheidender Fortschritt für das Tankmanagement im Fuhrpark: mit lückenloser Kilometerstanderfassung, verifizierten Fahrertransaktionen, automatischer Belegerfassung und Vorteilen beim grenzüberschreitenden Einsatz. Damit können große und kleine Fuhrparks Tankkosten senken, Betrug verhindern und lästigen Verwaltungsaufwand vermeiden. Du verantwortest den Fuhrpark oder die Finanzen und möchtest die Tankvorgänge deiner Fahrer zeitgemäßer gestalten? Dann lerne DriverLink jetzt selbst kennen. Kontaktiere Rally, um eine Demo zu buchen, und erfahre, wie eine intelligentere Tankkartenverwaltung dein Team unterstützen kann. Entdecke, wie eine zeitgemäße Tankkartenlösung deinen Fuhrpark effizienter macht und Einsparungen ermöglicht. Vereinbare noch heute deine DriverLink-Demo oder sprich mit unserem Vertriebsteam. So machst du den ersten Schritt zu einem sichereren und kostengünstigeren Fuhrpark.
