Nick Telecki ist CEO von Rally und schreibt über AI-gestütztes Ausgabenmanagement, Firmenkarten, Tankausgaben und grenzüberschreitende Geschäftsabläufe.
Wir haben unser Unternehmen auch deshalb Rally genannt, weil wir Tempo lieben. Diesen Sommer haben wir mehrere Funktionen eingeführt, mit denen du Kosten besser im Griff behältst und Geld sparst.
Das haben wir eingeführt:
Mit DriverLink können sich Fahrer vor dem Tanken schnell per WhatsApp-Nachricht an ihrer Tankkarte anmelden. Durch die Verknüpfung der Telefonnummer des Fahrers mit der Karte wird diese gezielt für ihn freigeschaltet. So weißt du bei jeder Kartennutzung genau, wer wo und wann tankt. Keine rätselhaften Klicks oder gemeinsam genutzten PINs mehr. Für Fahrer ist das einfach: Sie brauchen weder eine zusätzliche App noch einen Login. Fuhrparkmanager behalten in Echtzeit den Überblick und die Kontrolle.
Die Kartensperre sorgt dafür, dass die Tankkarten deines Fuhrparks nur dann aktiv sind, wenn sie gebraucht werden. Nach Feierabend bleibt die Karte gesperrt, um unbefugte Nutzung zu verhindern. Sobald die Schicht beginnt und sich der Fahrer über DriverLink angemeldet hat, wird die Karte automatisch entsperrt. So kann der Fahrer wie gewohnt tanken. Die Funktion ist im Grunde ein Ein-Aus-Schalter, der sich nach dem Arbeitsplan richtet. Niemand muss manuell eingreifen. So kannst du sicher sein, dass Firmenkarten außerhalb der Arbeitszeiten nicht missbraucht werden, während sich für die Fahrer im normalen Arbeitsalltag nichts ändert.
Mit unserer neuen Kilometerstand-Funktion lassen sich Kilometerstände einfach per WhatsApp erfassen. Wenn ein Fahrer tankt, erhält er sofort eine WhatsApp-Nachricht mit der Bitte, den Kilometerstand des Fahrzeugs zu schicken. Fahrer können direkt vor Ort antworten oder kurz danach, sobald sie wieder sicher im Fahrerhaus sitzen. Eine spezielle App oder Papierkram brauchen sie dafür nicht. Die Fahrer sind begeistert, weil es so einfach ist: Seit sie uns ihren Kilometerstand nur noch per Nachricht schicken müssen, kommen sie der Meldepflicht häufiger nach. Für jede Tankstelle liegt jetzt ein genauer Kilometerstand vor. So kannst du die Fahrzeugnutzung verfolgen und Auffälligkeiten leicht erkennen. Unregelmäßige Kilometerstände können sogar helfen, Kraftstoffdiebstahl zu verhindern.
Fuel Insights ist ein Echtzeit-Dashboard, das dir zeigt, wo du Kraftstoffkosten sparen kannst. Es liefert Fuhrparks konkrete Hinweise zu den Ausgaben der Fahrer und zur Kraftstoffeffizienz und macht Trends und Ausreißer sichtbar. Das Dashboard kann zum Beispiel zeigen, dass Kraftstoff zu bestimmten Tageszeiten günstiger ist, oder darauf hinweisen, wenn jemand zur üblichen Zeit Premiumkraftstoff tankt. Mit diesen Informationen kannst du deinem Team helfen, bessere Tankgewohnheiten zu entwickeln, und sofort erkennen, wo sich Verschwendung vermeiden lässt. Die ersten Nutzer haben sehr positives Feedback gegeben: Sie sagen, dass sie so etwas noch nie gesehen haben und damit bereits ihre Kraftstoffkosten senken.
Hier findest du einige der vielen Kennzahlen im Dashboard für Tankauswertungen
Wir haben eine neue Ausgabenseite hinzugefügt, damit du besser überblicken kannst, ob alle Belege und Rechnungen vorliegen. Die Seite zeigt alle Transaktionen deines Fuhrparks an einem Ort und kennzeichnet, für welche Ausgaben bereits Belege vorliegen und wo sie noch fehlen. Du siehst sofort, für wie viele Tankvorgänge noch ein Beleg fehlt oder wie hoch die Belegquote pro Fahrer insgesamt ist. So erkennst du schnell mögliche Lücken in der Dokumentation. Du musst fehlende Rechnungen oder Belege nicht mehr einzeln suchen. Die Ausgabenseite hebt diese Lücken hervor und schlüsselt sie sogar nach Mitarbeitenden oder Karten auf. Das vereinfacht die Vorbereitung auf Prüfungen und den Vorsteuerabzug deutlich.
Wir haben unsere Ausgabenkontrollen verfeinert und die Sperren für einzelne Kategorien verbessert. Du kannst jetzt für jede Karte genau festlegen, welche Arten von Käufen erlaubt oder gesperrt sind, auch nach bestimmten Kategorien wie Autowäschen. Wenn deine Karten zum Beispiel nur zum Tanken genutzt werden sollen, kannst du zusätzliche Ausgaben für Autowäschen oder Artikel aus dem Tankstellenshop sperren. So bleiben Zahlungen auf die von dir freigegebenen Kategorien und die dafür festgelegten Limits beschränkt. Gegenüber Kontrollen nach dem Prinzip „alles oder nichts“ ist das eine deutliche Verbesserung: Du kannst deine Fuhrparkrichtlinie viel gezielter durchsetzen und unerwünschte Ausgaben sperren, ohne die Zahl der Fahrer wesentlich einzuschränken.
Manchmal möchtest du Einkäufe bei einem bestimmten Händler verhindern. Deshalb bieten wir jetzt eine Händlersperre an. Damit kannst du Händler gezielt in der Kartenansicht deines Fuhrparks sperren. Wenn du weißt, dass eine bestimmte Tankstelle oder ein Geschäft immer wieder Probleme verursacht, etwa durch zu hohe Preise oder Verstöße gegen deine Ausgabenrichtlinie, kannst du sie einfach auf deine Sperrliste setzen. Jeder Versuch, dort mit der Karte zu bezahlen, wird automatisch abgelehnt. Das gibt dir zusätzliche Kontrolle: Du kannst Fahrer zu passenden Anbietern lenken und Zahlungen bei Händlern verhindern, die du nicht freigegeben hast. Dafür genügt eine schnelle Einstellung im Dashboard.
Um deine Kraftstoffkosten in den Griff zu bekommen, reicht eine einzelne Änderung nicht aus. Dafür müssen Dutzende kleiner, durchdachter Kontrollmaßnahmen zusammenspielen.
Mit DriverLink-Aufzeichnungen, Kartensperren, Kilometerständen per WhatsApp, gezielten Sperrregeln und Tankauswertungen in Echtzeit steht deine Richtlinie nicht nur im Handbuch: Sie greift direkt an der Zapfsäule, genau im richtigen Moment, bei jedem Fahrer. Das Ergebnis ist einfach: weniger Verschwendung, weniger Ausnahmen, eine sauberere Buchhaltung und ein Team, das dank eingebauter Schutzfunktionen mit gutem Gefühl bezahlt.
Rally ist die Plattform für Fuhrparkausgaben, mit der Finanz- und Betriebsteams Tankkosten und Ausgaben unterwegs in Echtzeit kontrollieren. So reduzieren sie Kraftstoffverschwendung, stoppen Missbrauch und erledigen den Monatsabschluss ohne Verwaltungschaos. In 24 Ländern in Europa verfügbar, auch in der EU.
DriverLink kennenlernen: Tankkarten per WhatsApp verwalten und zuweisen, Belege und Kilometerstände erfassen und Verwaltungsaufwand senken.
So reduzieren moderne Zahlungen im Fuhrpark versteckte Gebühren, manuellen Aufwand und blinde Flecken bei Ausgaben gegenüber klassischen Tankkarten.
So bezahlen EU- und UK-Fuhrparks das Laden mit der Rally-Karte in der Lade-App ihrer Wahl und sammeln Belege und Aufzeichnungen an einem Ort.
