Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
L’une des raisons pour lesquelles nous avons nommé l’entreprise Rally est que nous aimons la vitesse. Cet été, nous avons lancé plusieurs fonctionnalités pour vous aider à mieux maîtriser les coûts et économiser.
Voici ce que nous avons lancé :
DriverLink permet aux conducteurs de s’identifier rapidement à leur carte carburant avant de faire le plein, via un simple message WhatsApp. En liant le numéro de téléphone du conducteur à la carte, il débloque la carte pour ce conducteur précis. Cela signifie qu’à chaque utilisation de la carte, vous savez exactement qui fait le plein, où et quand — fini les clics mystérieux ou les codes PIN partagés. C’est simple pour les conducteurs (aucune appli ni connexion supplémentaire requise) et cela donne aux gestionnaires de flotte une transparence et un contrôle en temps réel.
Le gel de carte garantit que les cartes carburant de votre flotte ne sont actives que lorsqu’elles doivent l’être. En fin de journée, la carte reste verrouillée (gelée) pour empêcher tout usage non autorisé. Quand le service du conducteur commence (et qu’il s’est identifié via DriverLink), la carte se déverrouille automatiquement pour qu’il puisse faire le plein normalement. C’est en pratique un interrupteur marche/arrêt qui change selon le planning de travail ; aucune intervention manuelle n’est requise. Vous avez ainsi l’assurance que les cartes d’entreprise ne seront pas mal utilisées hors horaires de travail, tandis que les conducteurs ne verront aucune différence pendant leur journée normale.
Notre nouvelle fonctionnalité Odometer facilite l’enregistrement du kilométrage via WhatsApp. Quand un conducteur fait le plein, il reçoit instantanément un message WhatsApp lui demandant d’envoyer le relevé du compteur kilométrique du véhicule. Les conducteurs peuvent répondre avec le kilométrage sur place (ou juste après, une fois revenus en sécurité dans la cabine), sans appli spéciale ni paperasse. Les conducteurs adorent — c’est aussi simple que ça : la conformité des relevés kilométriques a augmenté, puisqu’ils n’ont qu’à nous envoyer leur relevé par message. Chaque passage en station dispose désormais d’un kilométrage précis, ce qui vous permet de suivre l’usage des véhicules et de détecter facilement les anomalies (et même de prévenir le vol de carburant en repérant des relevés irréguliers).
Fuel Insights est un tableau de bord en temps réel qui montre où vous pouvez économiser sur les coûts carburant. Il donne aux flottes des informations exploitables sur les dépenses conducteurs et l’efficacité carburant, en mettant en évidence tendances et valeurs atypiques. Par exemple, le tableau de bord peut montrer que le carburant est moins cher à certaines heures de la journée ou indiquer si quelqu’un achète du carburant premium à l’heure habituelle. Avec ces informations, vous pouvez aider votre équipe à adopter de meilleures habitudes de ravitaillement et identifier immédiatement des moyens de réduire le gaspillage. Les premiers utilisateurs ont donné d’excellents retours — ils disent n’avoir rien vu de tel, et que cela les aide déjà à réduire leurs dépenses carburant.
Voici quelques-unes des nombreuses métriques proposées dans le tableau de bord Fuel Insights
Nous avons ajouté une nouvelle page Dépenses pour vous donner une meilleure vue d’ensemble de la conformité des reçus et factures. Cette page affiche toutes les transactions de votre flotte en un seul endroit, avec des indicateurs montrant quelles dépenses ont un justificatif et lesquelles sont encore manquantes. Vous pouvez voir immédiatement des éléments comme le nombre d’achats carburant en attente de reçu ou le taux global de soumission des reçus pour chaque conducteur. En pratique, cela vous permet d’identifier rapidement les écarts potentiels de conformité. Plus besoin de chercher les factures ou reçus manquants un par un. En mettant ces problèmes en évidence (et même en les ventilant par employé ou par carte), la page Dépenses simplifie fortement la préparation des audits et la récupération de TVA.
Nous avons renforcé nos contrôles de dépenses avec un contrôle plus granulaire et de meilleurs blocs de catégories. Vous pouvez désormais décider exactement quels types d’achats sont autorisés ou bloqués sur chaque carte, y compris selon des catégories précises comme les lavages auto. Par exemple, si vous voulez que vos cartes servent uniquement au carburant, vous pouvez bloquer les dépenses additionnelles comme les lavages auto ou les achats en boutique à la pompe. Ce réglage garantit que les transactions restent dans les limites de catégories approuvées que vous avez définies, et rien de plus. C’est une amélioration majeure par rapport aux contrôles « tout ou rien », qui vous permet d’appliquer votre politique flotte avec bien plus de précision (en bloquant les dépenses non souhaitées sans restreindre fortement le nombre de conducteurs).
Parfois, vous pouvez vouloir empêcher les achats chez un commerçant précis. C’est pourquoi nous proposons désormais les contrôles Blocage par commerçant. Cette fonctionnalité vous permet de bloquer spécifiquement des commerçants sur votre carte flotte. Si vous savez qu’une station-service ou un magasin particulier pose souvent problème (trop cher, non conforme à la politique, etc.), vous pouvez simplement l’ajouter à votre liste de blocage. Toute tentative d’utiliser la carte chez ce commerçant sera automatiquement refusée. C’est une couche de contrôle supplémentaire qui vous aide à orienter les conducteurs vers les bons fournisseurs et à éviter les dépenses dans des lieux que vous n’approuvez pas, le tout avec un réglage rapide dans le tableau de bord.
Pour maîtriser vos dépenses carburant, il ne suffit pas d’un seul changement, mais de dizaines de contrôles intelligents qui travaillent ensemble.
Avec les enregistrements DriverLink, le gel des cartes, les compteurs kilométriques WhatsApp, les blocages granulaires et Fuel Insights en direct, votre politique n’est plus seulement un manuel ; elle apparaît à la pompe, au bon moment, pour chaque conducteur. Le résultat est simple : moins de gaspillage, moins d’exceptions, une comptabilité plus propre et une équipe qui dépense en confiance grâce à des garde-fous intégrés.
Rally est la plateforme de gestion des dépenses de flotte qui permet aux équipes finance et opérations de contrôler en temps réel les dépenses carburant et route, en réduisant le gaspillage carburant, en stoppant les abus et en clôturant le mois sans chaos administratif. Disponible dans 24 pays, dont l’UE et le Royaume-Uni.
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Paiements modernes pour flottes: moins de frais cachés, de travail manuel et d’angles morts sur les dépenses qu’avec les cartes carburant traditionnelles.
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