Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
No vuelvas a gestionar tus gastos
El agente AutoMatch de Rally se encarga de todo por ti
Una de las razones por las que llamamos Rally a la empresa es porque nos encanta la velocidad. Este verano hemos lanzado varias funciones para ayudarte a controlar mejor los costes y ahorrar dinero.
Esto es lo que hemos lanzado:
DriverLink permite a los conductores registrarse rápidamente en su tarjeta de combustible antes de repostar, con un simple mensaje de WhatsApp. Al vincular el número de teléfono del conductor con la tarjeta, la desbloquea para ese conductor concreto. Esto significa que cada vez que se usa la tarjeta, sabes exactamente quién reposta, dónde y cuándo; se acabaron los clics misteriosos o los PIN compartidos. Es fácil para los conductores (sin app adicional ni inicio de sesión) y da a los gestores de flota transparencia y control en tiempo real.
El bloqueo de tarjetas garantiza que las tarjetas de combustible de tu flota solo estén activas cuando deben estarlo. Al final del día, la tarjeta queda bloqueada para evitar usos no autorizados. Cuando empieza el turno del conductor (y se ha registrado con DriverLink), la tarjeta se desbloquea automáticamente para que pueda repostar con normalidad. Es básicamente un interruptor de encendido y apagado que cambia según el horario de trabajo; no requiere intervención manual. Esto te da la tranquilidad de que las tarjetas de empresa no se usarán indebidamente fuera del horario laboral, mientras que los conductores no notarán ninguna diferencia durante su jornada habitual.
Nuestra nueva función Odometer facilita registrar el kilometraje con WhatsApp. Cuando un conductor reposta, recibe al instante un mensaje de WhatsApp pidiéndole que envíe la lectura del cuentakilómetros del vehículo. Los conductores pueden responder con el kilometraje en ese momento (o justo después, cuando vuelvan con seguridad a la cabina), sin ninguna app especial ni papeleo. A los conductores les encanta: así de simple. El cumplimiento del reporte de kilometraje ha aumentado, ya que solo tienen que enviarnos su lectura por mensaje. Ahora cada repostaje tiene un kilometraje preciso, lo que te permite seguir el uso del vehículo y detectar anomalías fácilmente (e incluso prevenir el robo de combustible al detectar lecturas irregulares).
Fuel Insights es un panel en tiempo real que te muestra dónde puedes ahorrar en costes de combustible. Ofrece a las flotas información útil sobre el gasto de los conductores y la eficiencia del combustible, destacando tendencias y valores atípicos. Por ejemplo, el panel puede mostrar que el combustible es más barato a ciertas horas del día o indicar si alguien está comprando combustible premium a la hora habitual. Con esta información, puedes ayudar a tu equipo a adoptar mejores hábitos de repostaje e identificar de inmediato formas de reducir el desperdicio. Los primeros usuarios han dado una valoración excelente: dicen que no han visto nada igual y que ya les está ayudando a reducir sus gastos de combustible.
Estas son algunas de las muchas métricas del panel Fuel Insights
Hemos añadido una nueva página de Gastos para darte una mejor visión del cumplimiento de recibos y facturas. Esta página muestra todas las transacciones de tu flota en un solo lugar, junto con indicadores que señalan qué gastos tienen recibo y cuáles siguen faltando. Puedes ver de inmediato cosas como el número de compras de combustible pendientes de recibo o la tasa general de envío de recibos por conductor. En esencia, te permite identificar rápidamente posibles brechas de cumplimiento. Ya no tendrás que buscar facturas o recibos faltantes uno por uno. Al destacar estos problemas (e incluso desglosarlos por empleado o tarjeta), la página de Gastos simplifica mucho la preparación de auditorías y la recuperación del IVA.
Hemos mejorado nuestros controles de gasto con un control más granular y mejores bloqueos por categoría. Ahora puedes decidir exactamente qué tipos de compras están permitidos o bloqueados en cada tarjeta, incluso según categorías específicas como lavados de coche. Por ejemplo, si quieres que tus tarjetas se usen solo para combustible, puedes bloquear cargos adicionales como lavados o artículos de tienda en la gasolinera. Este ajuste garantiza que las transacciones se mantengan dentro de los límites de categoría aprobados que configures, y nada más. Es una gran mejora frente a los controles de "todo o nada", ya que te permite aplicar la política de tu flota con mucha más precisión (bloqueando gastos no deseados sin restringir demasiado a los conductores).
A veces puede interesarte impedir compras en un comercio concreto. Por eso ahora ofrecemos controles de Bloqueo por comercio. Esta función te permite bloquear comercios específicos en tu mapa de flota. Si sabes que una gasolinera o tienda concreta suele dar problemas (demasiado cara, no cumple la política, etc.), puedes añadirla a tu lista de bloqueo. Cualquier intento de usar la tarjeta en ese comercio se rechazará automáticamente. Es una capa extra de control que te ayuda a dirigir a los conductores a los proveedores adecuados y evitar cargos en lugares que no apruebas, todo con un ajuste rápido en el panel.
Para dominar tu gasto en combustible, no basta con un solo cambio, sino con decenas de controles pequeños e inteligentes trabajando juntos.
Con registros de DriverLink, bloqueos de tarjeta, odómetros por WhatsApp, bloqueos granulares y Fuel Insights en vivo, tu política no es solo un manual; aparece en el surtidor, en el momento, para cada conductor. El resultado es simple: menos desperdicio, menos excepciones, cuentas más limpias y un equipo que gasta con confianza gracias a las protecciones integradas.
Rally es la plataforma de gestión del gasto de flotas que permite a finanzas y operaciones controlar en tiempo real los gastos de combustible y carretera, reduciendo el desperdicio de combustible, frenando abusos y cerrando el mes sin caos administrativo. Activa en 24 países, incluida la UE y el Reino Unido.
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