Ο Nick Telecki είναι ο CEO της Rally και γράφει για τη διαχείριση εξόδων με AI, τις επαγγελματικές κάρτες, τις δαπάνες καυσίμων και τις διασυνοριακές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μην ξανακάνετε ποτέ τα έξοδά σας
Ο agent AutoMatch της Rally τα αναλαμβάνει όλα για εσάς
Ένας από τους λόγους που ονομάσαμε την εταιρεία Rally είναι ότι αγαπάμε την ταχύτητα. Αυτό το καλοκαίρι λανσάραμε αρκετές λειτουργίες για να σας βοηθήσουμε να ελέγχετε καλύτερα το κόστος και να εξοικονομείτε χρήματα.
Δείτε τι λανσάραμε:
Το DriverLink επιτρέπει στους οδηγούς να κάνουν γρήγορα check-in στην κάρτα καυσίμων τους πριν τον ανεφοδιασμό, με ένα απλό μήνυμα WhatsApp. Συνδέοντας τον αριθμό τηλεφώνου του οδηγού με την κάρτα, ξεκλειδώνει την κάρτα για τον συγκεκριμένο οδηγό. Αυτό σημαίνει ότι κάθε φορά που χρησιμοποιείται η κάρτα, ξέρετε ακριβώς ποιος ανεφοδιάζει, πού και πότε—τέλος στα μυστηριώδη κλικ ή στα κοινόχρηστα PIN. Είναι εύκολο για τους οδηγούς (δεν απαιτείται επιπλέον εφαρμογή ή σύνδεση) και δίνει στους διαχειριστές στόλου διαφάνεια και έλεγχο σε πραγματικό χρόνο.
Το πάγωμα κάρτας διασφαλίζει ότι οι κάρτες καυσίμων του στόλου σας είναι ενεργές μόνο όταν πρέπει. Στο τέλος της ημέρας, η κάρτα παραμένει κλειδωμένη (παγωμένη) για να αποτρέπεται μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Όταν ξεκινά η βάρδια του οδηγού (και έχει κάνει check-in μέσω DriverLink), η κάρτα ξεκλειδώνει αυτόματα ώστε ο οδηγός να ανεφοδιάζει κανονικά. Είναι ουσιαστικά ένας διακόπτης on/off που αλλάζει με βάση το πρόγραμμα εργασίας· δεν απαιτείται χειροκίνητη παρέμβαση. Έτσι έχετε τη βεβαιότητα ότι οι εταιρικές κάρτες δεν θα χρησιμοποιούνται καταχρηστικά εκτός ωραρίου, ενώ οι οδηγοί δεν θα παρατηρούν καμία διαφορά στην κανονική εργάσιμη ημέρα τους.
Η νέα λειτουργία Odometer διευκολύνει την καταγραφή χιλιομέτρων μέσω WhatsApp. Όταν ένας οδηγός ανεφοδιάζει, λαμβάνει αμέσως μήνυμα στο WhatsApp που του ζητά να στείλει την ένδειξη του χιλιομετρητή του οχήματος. Οι οδηγοί μπορούν να απαντήσουν επιτόπου με τα χιλιόμετρα (ή αμέσως μετά, μόλις επιστρέψουν με ασφάλεια στην καμπίνα), χωρίς ειδική εφαρμογή ή χαρτούρα. Οι οδηγοί το λατρεύουν—είναι τόσο απλό: η συμμόρφωση στην αναφορά χιλιομετρητή έχει αυξηθεί, αφού αρκεί να μας στείλουν μήνυμα με την ένδειξη. Κάθε ανεφοδιασμός έχει πλέον ακριβή ένδειξη χιλιομετρητή, ώστε να παρακολουθείτε τη χρήση οχήματος και να εντοπίζετε εύκολα ανωμαλίες (και ακόμη να αποτρέπετε κλοπή καυσίμων εντοπίζοντας ακανόνιστες ενδείξεις).
Το Fuel Insights είναι ένας πίνακας ελέγχου σε πραγματικό χρόνο που σας δείχνει πού μπορείτε να εξοικονομήσετε στο κόστος καυσίμων. Δίνει στους στόλους αξιοποιήσιμες πληροφορίες για τις δαπάνες οδηγών και την αποδοτικότητα καυσίμου, αναδεικνύοντας τάσεις και αποκλίσεις. Για παράδειγμα, ο πίνακας μπορεί να δείξει ότι τα καύσιμα είναι φθηνότερα σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας ή να υποδείξει αν κάποιος αγοράζει premium καύσιμο στη συνήθη ώρα. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να υιοθετήσει καλύτερες συνήθειες ανεφοδιασμού και να εντοπίσετε άμεσα τρόπους μείωσης της σπατάλης. Οι πρώτοι χρήστες έδωσαν εξαιρετικά σχόλια—λένε ότι δεν έχουν δει κάτι παρόμοιο και ότι ήδη τους βοηθά να μειώσουν τις δαπάνες καυσίμων.
Ορίστε μερικές από τις πολλές μετρήσεις που προσφέρει ο πίνακας Fuel Insights
Προσθέσαμε μια νέα σελίδα Εξόδων για να σας δίνει καλύτερη επισκόπηση της συμμόρφωσης αποδείξεων και τιμολογίων. Αυτή η σελίδα εμφανίζει όλες τις συναλλαγές του στόλου σας σε ένα σημείο, μαζί με ενδείξεις που δείχνουν ποια έξοδα έχουν απόδειξη και ποια λείπουν ακόμη. Μπορείτε να δείτε αμέσως πράγματα όπως τον αριθμό αγορών καυσίμων που αναμένουν απόδειξη ή το συνολικό ποσοστό υποβολής αποδείξεων για κάθε οδηγό. Ουσιαστικά, σας επιτρέπει να εντοπίζετε γρήγορα πιθανά κενά συμμόρφωσης. Τέλος στην αναζήτηση ελλειπόντων τιμολογίων ή αποδείξεων μία προς μία. Επισημαίνοντας αυτά τα ζητήματα (και αναλύοντάς τα ακόμη και ανά εργαζόμενο ή κάρτα), η σελίδα Εξόδων απλοποιεί σημαντικά την προετοιμασία ελέγχου και την ανάκτηση ΦΠΑ.
Βελτιώσαμε τους ελέγχους δαπανών μας με πιο λεπτομερή έλεγχο και καλύτερα μπλοκ κατηγοριών. Τώρα μπορείτε να αποφασίζετε ακριβώς ποιοι τύποι αγορών επιτρέπονται ή μπλοκάρονται σε κάθε κάρτα, ακόμη και βάσει συγκεκριμένων κατηγοριών όπως τα πλυντήρια αυτοκινήτων. Για παράδειγμα, αν θέλετε οι κάρτες σας να χρησιμοποιούνται μόνο για καύσιμα, μπορείτε να μπλοκάρετε πρόσθετες χρεώσεις όπως πλυντήρια αυτοκινήτων ή είδη convenience store στο πρατήριο. Αυτή η βελτίωση διασφαλίζει ότι οι συναλλαγές παραμένουν εντός των εγκεκριμένων ορίων κατηγορίας που έχετε ορίσει, και τίποτα παραπάνω. Πρόκειται για σημαντική αναβάθμιση σε σχέση με τους ελέγχους «όλα ή τίποτα», επιτρέποντάς σας να εφαρμόζετε την πολιτική στόλου με πολύ μεγαλύτερη ακρίβεια (μπλοκάροντας ανεπιθύμητες δαπάνες χωρίς να περιορίζετε σημαντικά τον αριθμό των οδηγών).
Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να αποτρέψετε αγορές από έναν συγκεκριμένο έμπορο. Γι’ αυτό πλέον προσφέρουμε ελέγχους Αποκλεισμού ανά Έμπορο. Αυτή η λειτουργία σας επιτρέπει να μπλοκάρετε συγκεκριμένους εμπόρους στον χάρτη του στόλου σας. Αν γνωρίζετε ότι ένα συγκεκριμένο πρατήριο ή κατάστημα τείνει να δημιουργεί προβλήματα (πολύ ακριβό, εκτός πολιτικής κ.λπ.), μπορείτε απλώς να το προσθέσετε στη λίστα αποκλεισμού σας. Κάθε προσπάθεια χρήσης της κάρτας σε αυτόν τον έμπορο θα απορρίπτεται αυτόματα. Είναι ένα επιπλέον επίπεδο ελέγχου που σας βοηθά να κατευθύνετε τους οδηγούς στους σωστούς παρόχους και να αποφεύγετε χρεώσεις σε σημεία που δεν εγκρίνετε, όλα με μια γρήγορη ρύθμιση στον πίνακα ελέγχου.
Για να ελέγξετε πραγματικά τις δαπάνες καυσίμων, δεν αρκεί μία μόνο αλλαγή, αλλά δεκάδες μικροί, έξυπνοι έλεγχοι που λειτουργούν μαζί.
Με αρχεία DriverLink, παγώματα καρτών, χιλιομετρητές WhatsApp, λεπτομερή μπλοκαρίσματα και ζωντανό Fuel Insights, η πολιτική σας δεν είναι απλώς ένα εγχειρίδιο· εμφανίζεται στην αντλία, τη στιγμή που χρειάζεται, για κάθε οδηγό. Το αποτέλεσμα είναι απλό: λιγότερη σπατάλη, λιγότερες εξαιρέσεις, καθαρότερα βιβλία και μια ομάδα που ξοδεύει με σιγουριά χάρη στις ενσωματωμένες δικλίδες ασφαλείας.
Το Rally είναι η πλατφόρμα διαχείρισης δαπανών στόλου που δίνει σε οικονομικά και λειτουργίες τη δυνατότητα να ελέγχουν καύσιμα και οδικά έξοδα σε πραγματικό χρόνο, μειώνοντας τη σπατάλη καυσίμων, σταματώντας τις καταχρήσεις και κλείνοντας τον μήνα χωρίς διοικητικό χάος. Διαθέσιμο σε 24 χώρες, συμπεριλαμβανομένης της ΕΕ και του ΗΒ.
DriverLink: διαχείριση καρτών καυσίμων στο WhatsApp για ανάθεση, συλλογή αποδείξεων και ενδείξεων χιλιομέτρων, με λιγότερο διοικητικό φόρτο.
Δείτε πώς οι σύγχρονες πληρωμές στόλου περιορίζουν κρυφές χρεώσεις, χειροκίνητη εργασία και τυφλά σημεία δαπανών έναντι παραδοσιακών καρτών καυσίμων.
Δείτε πώς το Rally Charge βοηθά στόλους ΕΕ και UK με δίκτυα φόρτισης, χρεώσεις, εργασίες οδηγών και ελλιπή δεδομένα σε ένα σύστημα.
