Nick Telecki é o CEO da Rally e escreve sobre gestão de despesas com IA, cartões empresariais, gastos com combustível e operações empresariais transfronteiriças.
Nunca mais faça as suas despesas
O agente AutoMatch da Rally trata de tudo por si
Uma das razões pelas quais demos à empresa o nome Rally é o facto de adorarmos a velocidade. Este verão, lançámos várias funcionalidades para ajudar a controlar melhor os custos e a poupar dinheiro.
Eis o que lançámos:
DriverLink permite aos condutores fazer check-in rapidamente no cartão frota antes de abastecer, com uma simples mensagem WhatsApp. Ao ligar o número de telefone do condutor ao cartão, desbloqueia o cartão para esse condutor específico. Isto significa que, sempre que o cartão é usado, sabe exatamente quem está a abastecer, onde e quando — sem cliques misteriosos nem PIN partilhados. É fácil para os condutores (sem app extra nem login) e dá aos gestores de frota transparência e controlo em tempo real.
O congelamento do cartão garante que os cartões de combustível da sua frota só estão ativos quando devem estar. No fim do dia, o cartão fica bloqueado (congelado) para evitar uso não autorizado. Quando começa o turno do condutor (e ele fez check-in via DriverLink), o cartão desbloqueia automaticamente para abastecer como habitual. É, no essencial, um interruptor ligar/desligar que muda conforme o horário de trabalho; não requer intervenção manual. Isto dá-lhe a garantia de que os cartões empresa não serão usados indevidamente fora do horário laboral, enquanto os condutores não notam diferença no dia de trabalho normal.
A nossa nova funcionalidade Odómetro facilita o registo da quilometragem via WhatsApp. Quando um condutor abastece, recebe logo uma mensagem WhatsApp a pedir a leitura do odómetro da viatura. Os condutores podem responder no momento (ou logo depois, quando estiverem em segurança na cabina), sem app especial nem papelada. Os condutores adoram — é assim tão simples: a conformidade no reporte do odómetro aumentou, porque só têm de nos enviar a leitura por mensagem. Cada abastecimento passa a ter um odómetro exato, permitindo acompanhar a utilização da viatura e detetar facilmente anomalias (e até prevenir furto de combustível ao detetar leituras irregulares).
O Fuel Insights é um painel em tempo real que mostra onde pode poupar nos custos de combustível. Dá às frotas insights acionáveis sobre gastos dos condutores e eficiência de combustível, destacando tendências e desvios. Por exemplo, o painel pode mostrar que o combustível é mais barato em certas horas do dia ou indicar se alguém está a comprar combustível premium à hora habitual. Com esta informação, pode ajudar a equipa a adotar melhores hábitos de abastecimento e identificar de imediato formas de reduzir desperdício. Os primeiros utilizadores deram um feedback excelente — dizem que nunca viram nada assim e que já os está a ajudar a reduzir as despesas com combustível.
Aqui estão algumas das muitas métricas do painel Fuel Insights
Adicionámos uma nova página de Despesas para lhe dar uma melhor visão da conformidade de recibos e faturas. Esta página mostra todas as transações da frota num só lugar, com indicadores que mostram quais as despesas com recibo e quais ainda faltam. Pode ver de imediato, por exemplo, o número de compras de combustível à espera de recibo ou a taxa global de envio de recibos por condutor. Em termos práticos, permite identificar rapidamente falhas de conformidade. Deixa de ser preciso procurar faturas ou recibos em falta um a um. Ao destacar estes problemas (e até detalhá-los por colaborador ou cartão), a página Despesas simplifica muito a preparação de auditorias e a recuperação do IVA.
Melhorámos os nossos controlos de gastos com mais granularidade e blocos de categoria melhorados. Agora pode decidir exatamente que tipos de compras são permitidos ou bloqueados em cada cartão, incluindo categorias específicas como lavagens automóveis. Por exemplo, se quiser que os cartões sejam usados só para combustível, pode bloquear encargos adicionais como lavagens ou artigos de loja na bomba. Este refinamento garante que as transações ficam dentro dos limites de categoria aprovados que definiu, e nada mais. É uma grande melhoria face aos controlos de "tudo ou nada", permitindo aplicar a política da frota com muito mais precisão (bloqueando gastos indesejados sem restringir demasiado os condutores).
Por vezes, pode querer impedir compras num comerciante específico. Por isso, agora oferecemos controlos de Bloquear por comerciante. Esta funcionalidade permite bloquear comerciantes específicos no mapa da sua frota. Se souber que um posto ou loja em particular tende a causar problemas (demasiado caro, fora da política, etc.), basta adicioná-lo à lista de bloqueio. Qualquer tentativa de usar o cartão nesse comerciante será recusada automaticamente. É uma camada extra de controlo que ajuda a direcionar os condutores para os fornecedores certos e a evitar cobranças em locais não aprovados, tudo com uma definição rápida no painel.
Para dominar os gastos com combustível, não basta uma mudança, mas dezenas de pequenos controlos inteligentes a trabalhar em conjunto.
Com registos DriverLink, congelamento de cartões, odómetros por WhatsApp, bloqueios granulares e Fuel Insights em direto, a sua política não é só um manual; aparece na bomba, no momento, para cada condutor. O resultado é simples: menos desperdício, menos exceções, contas mais limpas e uma equipa que gasta com confiança graças às salvaguardas integradas.
A Rally é a plataforma de gestão de gastos de frota que dá às equipas financeiras e operacionais controlo em tempo real sobre combustível e despesas de estrada, reduzindo desperdício de combustível, travando abusos e fechando o mês sem caos administrativo. Disponível em 24 países, incluindo a UE e o Reino Unido.
DriverLink: gestão de cartões de combustível via WhatsApp para atribuir cartões, recolher recibos e leituras do odómetro e reduzir a burocracia.
Veja como os pagamentos modernos para frotas reduzem taxas ocultas, trabalho manual e pontos cegos nos gastos face aos cartões de combustível tradicionais.
Veja como o Rally Charge ajuda frotas da UE e do Reino Unido a gerir redes de carga, faturação, fluxos dos condutores e dados em falta num só sistema.
