Nick Telecki is de CEO van Rally en schrijft over AI voor onkostenbeheer, zakelijke kaarten, brandstofuitgaven en grensoverschrijdende bedrijfsactiviteiten.
Nooit meer declaraties indienen
De AutoMatch-agent van Rally regelt alles voor je
Een van de redenen dat we het bedrijf Rally noemden, is dat we van snelheid houden. Deze zomer hebben we verschillende functies gelanceerd om je te helpen kosten beter te beheersen en geld te besparen.
Dit hebben we gelanceerd:
DriverLink laat chauffeurs snel inchecken op hun tankpas vóór het tanken, via een eenvoudig WhatsApp-bericht. Door het telefoonnummer van de chauffeur aan de kaart te koppelen, wordt de kaart voor die specifieke chauffeur ontgrendeld. Dat betekent dat je elke keer dat de kaart wordt gebruikt precies weet wie tankt, waar en wanneer—geen mysterieuze tikken of gedeelde pincodes meer. Het is eenvoudig voor chauffeurs (geen extra app of login nodig) en geeft wagenparkbeheerders realtime transparantie en controle.
Kaartblokkering zorgt ervoor dat de tankpassen van uw wagenpark alleen actief zijn wanneer dat hoort. Aan het einde van de dag blijft de kaart vergrendeld (bevroren) om ongeoorloofd gebruik te voorkomen. Wanneer de dienst van de chauffeur begint (en die via DriverLink is ingecheckt), wordt de kaart automatisch ontgrendeld zodat de chauffeur zoals gebruikelijk kan tanken. Het is in feite een aan/uit-schakelaar die verandert op basis van het werkschema; handmatige tussenkomst is niet nodig. Zo weet u zeker dat bedrijfskaarten buiten werktijd niet worden misbruikt, terwijl chauffeurs tijdens hun normale werkdag geen verschil merken.
Onze nieuwe kilometertellerfunctie maakt het eenvoudig om kilometerstanden via WhatsApp vast te leggen. Wanneer een chauffeur tankt, krijgt die direct een WhatsApp-bericht met het verzoek de kilometerstand van het voertuig door te sturen. Chauffeurs kunnen meteen antwoorden met de stand (of direct erna, zodra ze veilig terug in de cabine zijn), zonder speciale app of papierwerk. Chauffeurs zijn er blij mee—zo simpel is het: naleving van kilometerregistratie is gestegen, omdat ze ons alleen hun stand hoeven te appen. Elk tankmoment heeft nu een nauwkeurige kilometerstand, zodat u voertuiggebruik kunt volgen en afwijkingen makkelijk kunt signaleren (en zelfs brandstofdiefstal kunt voorkomen door onregelmatige standen te detecteren).
Fuel Insights is een realtime dashboard dat laat zien waar u op brandstofkosten kunt besparen. Het geeft wagenparken bruikbare inzichten in uitgaven van chauffeurs en brandstofefficiëntie, en markeert trends en uitschieters. Zo kan het dashboard bijvoorbeeld tonen dat brandstof op bepaalde momenten van de dag goedkoper is, of aangeven of iemand op het gebruikelijke tijdstip premium brandstof koopt. Met deze informatie helpt u uw team betere tankgewoonten aan te nemen en direct manieren te vinden om verspilling te verminderen. Vroege gebruikers geven uitstekende feedback—ze zeggen dat ze nog niets vergelijkbaars hebben gezien en dat het hen nu al helpt hun brandstofkosten te verlagen.
Hier zijn enkele van de vele statistieken in het Fuel Insights-dashboard
We hebben een nieuwe onkostenpagina toegevoegd om u beter inzicht te geven in naleving rond bonnetjes en facturen. Deze pagina toont al uw wagenparktransacties op één plek, met indicatoren die laten zien voor welke uitgaven een bon is ingediend en welke nog ontbreken. U ziet direct zaken als het aantal tankbeurten waarvoor nog een bon ontbreekt of het algemene indieningspercentage van bonnetjes per chauffeur. In essentie kunt u zo snel mogelijke nalevingsgaten opsporen. Geen losse zoektocht meer naar ontbrekende facturen of bonnetjes. Door deze punten uit te lichten (en zelfs uit te splitsen per medewerker of kaart) vereenvoudigt de onkostenpagina de auditvoorbereiding en btw-terugvordering aanzienlijk.
We hebben onze bestedingscontroles verbeterd met fijnmazigere instellingen en betere categorieblokken. U kunt nu exact bepalen welke soorten aankopen per kaart zijn toegestaan of geblokkeerd, ook op basis van specifieke categorieën zoals wasstraten. Wilt u bijvoorbeeld dat uw kaarten alleen voor brandstof worden gebruikt, dan kunt u extra kosten zoals wasstraten of winkelartikelen bij de pomp blokkeren. Deze verfijning zorgt ervoor dat transacties binnen de goedgekeurde categorielimieten blijven die u instelt, en niets daarbuiten. Dit is een grote verbetering ten opzichte van alles-of-niets-controles, zodat u uw wagenparkbeleid veel nauwkeuriger kunt handhaven (ongewenste uitgaven blokkeren zonder het aantal chauffeurs sterk te beperken).
Soms wilt u aankopen bij een specifieke merchant voorkomen. Daarom bieden we nu blokkeren per merchant aan. Met deze functie kunt u specifieke merchants op uw wagenparkkaart blokkeren. Als u weet dat een bepaald tankstation of winkel vaak problemen geeft (te duur, niet volgens beleid, enz.), voegt u die eenvoudig toe aan uw blokkeerlijst. Elke poging om de kaart bij die merchant te gebruiken, wordt automatisch geweigerd. Het is een extra controleniveau waarmee u chauffeurs naar de juiste aanbieders stuurt en kosten vermijdt op plekken die u niet goedkeurt, allemaal met een snelle instelling in het dashboard.
Om grip te krijgen op brandstofuitgaven is niet één wijziging nodig, maar tientallen kleine, slimme controles die samenwerken.
Met DriverLink-registraties, kaartblokkeringen, kilometertellers via WhatsApp, fijnmazige blokkades en live Fuel Insights is uw beleid niet alleen een handleiding; het verschijnt aan de pomp, op het moment zelf, voor elke chauffeur. Het resultaat is simpel: minder verspilling, minder uitzonderingen, schonere administratie en een team dat met vertrouwen uitgeeft dankzij ingebouwde waarborgen.
Rally is het platform voor beheer van wagenparkuitgaven waarmee finance en operations brandstof- en wegkosten realtime kunnen sturen, brandstofverspilling verminderen, misbruik stoppen en de maand afsluiten zonder administratieve chaos. Live in 24 landen, waaronder de EU en het VK.
Ontdek DriverLink: tankpasbeheer via WhatsApp voor het toewijzen van passen, verzamelen van bonnen en kilometerstanden en minder administratie.
Ontdek hoe moderne wagenparkbetalingen verborgen kosten, handmatig werk en blinde vlekken in uitgaven verminderen vergeleken met traditionele tankpassen.
Ontdek hoe Rally Charge EU- en Britse wagenparken helpt laadnetwerken, facturatie, chauffeursworkflows en ontbrekende gegevens in één systeem te beheren.
